Telewerken invoeren: hoe regelt u dit in uw onderneming?

Om telewerken te kunnen invoeren, dient u te beschikken over verschillende hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen zijn nodig om een goed plan te maken en ook om het plan uit te voeren.

Naast rechtspositionele aspecten zijn er diverse andere onderwerpen waar aandacht aan moet worden geschonken voordat de gemeente kan besluiten om telewerken in te voeren. Hierbij moet vooral gedacht worden aan de manier waarop de organisatie wordt ingericht, de manier waarop een leidinggevende zijn medewerkers aanstuurt en natuurlijk de technische voorwaarden waaronder telewerken mogelijk is. De hulpmiddelen zijn dus verschillend van aard.

Thuiswerken op bepaalde voorwaarde

U kunt uw werknemers niet zomaar thuis laten werken, hier zitten namelijk voorwaarde aan. Als telewerker valt u onder de Arbeidsomstandighedenwet. En u zou het misschien niet zeggen, maar de regels die hierin vermeld staan zijn soepeler dan de arboregels voor een werkplek in het bedrijf.

Van tevoren stemt u samen met uw werknemer de regels en risico's af. U bent verplicht om de eventuele gevaren en de oplossingen hiervan te bespreken. Maak daarnaast schriftelijke afspraken over het bruikbare apparatuur dat uw werknemer nodig heeft en het onderhoud en reparaties hiervan. Het is uiteraard ook van belang om een compromis te sluiten over pauzes, werkzaamheden en vergoedingen. 

Huisbezoeken bij uw werknemers

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de werkplek van uw werknemers, dus ook de telewerkers. Om een oogje in het zeil te houden, mag u als werkgevers een bezoek brengen aan de werkplek van de telewerkers. Doe dit op afspraak, want een werknemer mag u het huis ontzeggen. De werkgever bezoekt voornamelijk uw werkplek om te kijken of deze naar behoren is. Naast een bezoekje van u, kan ook de Inspectie SZW de arbeidsomstandigheden te controleren.

Wat kost de invoering van telewerken en wat levert het op?

De kosten van de invoering van telewerken bestaan uit de kosten die voortkomen uit de voorbereiding en de implementatie van het telewerken; de kosten voor de inrichting van de telewerkplekken en de kosten voor aanpassingen in de organisatie.

De kosten voor de voorbereiding en de implementatie van telewerken bestaan vooral uit de tijd, die vrijgemaakt moet worden voor de verkenning, het haalbaarheidsonderzoek, intern overleg en communicatie; opzet, uitwerking en evaluatie van de pilot. De kosten zijn uiteraard sterk afhankelijk van de tijd, die erin gestoken wordt en van het feit, of er een extern adviesbureau wordt ingeschakeld.

De kosten voor de inrichting van de telewerkplek bestaan uit eenmalige kosten voor meubilair, computer en randapparatuur, telecommunicatie-apparatuur, bijbehorende software en opleiding. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met de kosten voor telefoon- en dataverkeer, onderhoud, systeembeheer, helpdesk voorzieningen, verzekeringen en onkostenvergoedingen voor het eventueel gebruik van privé-eigendom. Op het kantoor zijn aanpassingen nodig, om de communicatie met de telewerker te optimaliseren en hem (beveiligde) toegang te geven tot de aanwezige informatie. Het is gebleken, dat drie telewerkers gemakkelijk één werkplek kunnen delen. Daarnaast bespaart de organisatie op reis- en telecommunicatiekosten en mag rekening gehouden worden met een productiviteitsstijging van 15 tot 25 procent en minder ziekteverzuim. Verder is aangetoond, dat telewerken leidt tot hogere motivatie, een betere bereikbaarheid, betere dienstverlening en dus een grotere klantvriendelijkheid; effecten, die helaas moeilijk te kwantificeren zijn.