Wat is telewerken?
Telewerken is het flexibiliseren van werk naar plaats en tijd, waarbij gebruik wordt gemaakt van informatie- en communicatie- technologie. Naast deze algemene omschrijving, die van toepassing is op verschillende vormen van samenwerken op afstand, zijn er ook andere definities van telewerken. Het begrip telewerken zal geleidelijk aan verdwijnen en plaatsmaken voor het virtuele kantoor.
Dankzij de nieuwste technologieën is het dus mogelijk om flexibel te werken op elke gewenste plek en tijdstip. Daarom is méér dan thuiswerken en het nieuwe werken. Ook mobiele werkers, die uit hoofde van hun functie op wisselende locaties werkzaam zijn, en werknemers die op afstand van de opdrachtgever in telewerkkantoren of teleservicecentra werkzaamheden verrichten, zijn telewerkers.
Ook geschikt voor u?
Telewerken is voor veel organisaties en voor veel werknemers een goede mogelijkheid, om de werkprocessen efficiënter in te richten en effectiever om te gaan met de beschikbare tijd. Voor velen is dit een oplossing, maar helaas niet voor iedereen. Werk, dat door de aanwezigheid van klanten of door fysieke productieprocessen aan een bepaalde locatie gebonden is, kan bijvoorbeeld niet op afstand worden verricht. Ook in organisaties, die volgens een strakke, hiërarchische structuur werken, die weinig ruimte laat voor zelfstandigheid en eigen initiatief, zal telewerken geen succes zijn. Werknemers, die thuis geen afgescheiden ruimte hebben, waar ze ongestoord kunnen werken, of die erg veel behoefte hebben aan sociaal contact met collega's kunnen wellicht beter op de oude manier blijven werken.
Het is dan ook niet zo vreemd, dat telewerken momenteel vooral ingeburgerd is bij (semi-)overheidsinstellingen; in het bank- en verzekeringswezen; in de grafische sector en bij uitgeverijen; in automatiseringsbedrijven, organisatie-adviesbedrijven, ingenieursbureaus en in de farmaceutische industrie.
Of telwerken nu echt de toekomst is, hangt niet alleen af van de aard van het werk. Een werkgever moet achter de open bedrijfscultuur staan en een andere manier van management. Daarbij moet de interne communicatie over de top zijn, aangezien de telewerker over dezelfde informatie en faciliteiten moet beschikken als de werknemers op kantoor.
Hoe moet telewerken in de organisatie ingevoerd worden?
Doorgaans worden er bij de invoering van telewerken een aantal fases onderscheiden. De invoering van telewerken begint meestal met een oriëntatiefase, waarin de voor- en nadelen van telewerken voor de organisatie in kaart worden gebracht. Als daaruit blijkt, dat telewerken mogelijkheden biedt, dan moet er een projectplan worden opgesteld. Daarbij is het goed, om een gedreven telewerkcoördinator aan te wijzen, die wordt ondersteund door een extern adviseur of door een projectteam, waarin vertegenwoordigers van het management en van de afdelingen automatisering, personeelszaken en faciliteitsmanagement zitting hebben.
Het is zinvol om de invoering van telewerken met een kleinere pilot te beginnen; waarin een groep medewerkers participeert, waarvoor telewerken duidelijke voordelen biedt, en een manager, die ook overtuigd is van de voordelen. Een pilot maakt het mogelijk, om in de praktijk ervaring op te doen; tussentijds bij te sturen en de reacties van collega's of andere afdelingen te polsen. Ook zal blijken of telewerken binnen de cultuur van het bedrijf past.