Welke functies/beroepen zijn telewerkbaar?
Niet alle functies zijn geschikt om door middel van telewerken uit te voeren.
Evident is dat baliefuncties zich minder lenen voor telewerken dan functies die hoofdzakelijk van achter een bureau worden uitgeoefend. Daarnaast hangt het ook sterk af van de manier waarop het werk is georganiseerd.
Soms hebben de beperkingen betrekking op de noodzakelijke aanwezigheid van collega's en op de voorzieningen die nodig zijn om de functie uit te oefenen. Soms is echter met enige aanpassing van het werkproces of door onderlinge afspraken het wel degelijk mogelijk om telewerken te introduceren.
Als het noodzakelijk is dat een medewerker echt lijfelijk op de werkplek aanwezig is, bijvoorbeeld in verband met overleg of consultatie, zal telewerken minder snel mogelijk zijn.
Of een functie zich al dan niet leent voor telewerken is dan ook ter beoordeling van de leidinggevende. Voordat de mogelijkheid tot telewerken wordt ingevoerd, is het raadzaam te bepalen voor wie deze mogelijkheid wordt geboden en welke beoordelingscriteria gelden. Uiteraard is overleg hierover met de ondernemingsraad een vereiste.
Meer dan alleen functiebestanddelen
De beoordeling van functies op 'telewerkbaarheid' moet genuanceerd worden gezien. Het wel of niet kunnen telewerken is afhankelijk van de functiebestanddelen, maar ook bijvoorbeeld van het niveau van beveiliging dat kan worden gerealiseerd, de digitale beschikbaarheid van bronnen en de kwaliteit van de gebruikte applicaties.
Harde criteria
Op basis van een onderzoek bij KPN hebben Krabbenbos & Tulp een model ontwikkeld. Met dit model is het mogelijk om meetbaar te maken of processen c.q. activiteiten/afdelingen geschikt zijn om te telewerken.
Bij hun onderzoek hebben zij vanuit de onderstaande onderzoeksvragen de telewerkbaarheidsituatie onderzocht. Hun onderzoeksvragen waren:
- Wanneer zijn afdelingsprocessen geschikt om telewerken toe te passen?
- Is de telewerkbaarheid (van een afdeling) meetbaar te maken?
- Welke gevolgen heeft de invoering van telewerken voor de aansturing?
Bij de eerste onderzoeksvraag speelt de vraag of het echt noodzakelijk is dat mensen fysiek aanwezig dienen te zijn om effectief te kunnen werken. Deze vraag dient door telewerkers zelf beantwoord te worden, maar deze is wel de hamvraag. Hoe kan een organisatie immers haar mensen aansturen als ze niet aanwezig zijn? Een afdelingsmanager kan niet even snel een afspraak maken of even kletsen met zijn medewerkers, daar deze 'fysiek' niet aanwezig zijn. Een manager heeft dus geen direct contact meer met zijn medewerkers. Voor het management spelen dan ook de volgende vragen als je ewerken wilt gaan introduceren:
- Zijn taken op de afdeling wel geschikt om op afstand uit te voeren?
- Op welke wijze wordt de uitvoering van taken aangestuurd of bewaakt?
- Hoe wordt de communicatie tussen telewerker en kantoor geregeld?
Krabbenbos & Tulp stellen dat bij deze drie managementvragen er telkens drie aspecten in het geding zijn, te weten: taakinhoudelijkheid (functie), cultuur op de afdeling en de manier van leidinggeven.
Taakinhoudelijkheid duidt op het feit dat de ene taak beter buitenshuis kan worden uitgevoerd dan de andere, een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld zul je 'gewoon' op kantoor dienen te doen. Het cultuuraspect gaat in op de collegialiteit tussen de afdelingsmedewerkers, hoe slechter dit is hoe minder snel zo'n afdeling voor telewerken in aanmerking komt. Hierbij speelt ook nog eens hoe een manager deze telewerkers aanstuurt, c.q. de verandering in aansturing opvat. Op het gebied van leidinggeven gaat het immers om hoe een manager de uitvoering onder controle kan houden.
De aansturing van telewerkers is een van de meest cruciale zaken. Telewerken kan immers alleen door resultaatsturing beheerst worden, daar de overige sturingsmechanismen; wederzijdse afstemming, directe supervisie, standaardisatie van processen en standaardisatie van vaardigheden, aanwezigheid op kantoor vereisen.
Naast de negen criteria spelen ook andere criteria een rol. Deze spelen pas echter een rol indien de telewerkbaarheid al is aangetoond. De overige criteria in het model zijn:
- selectie medewerkers, zijn bepaalde medewerkers wel geschikt, gezien persoonskenmerken dan wel omstandigheden, om te telewerken
- informatiebeveiliging, welke beveiligingmaatregelen dienen getroffen te worden om veilig te kunnen telewerken?
- kosten/baten analyse, is telewerken wel bedrijfseconomisch aantrekkelijk?
Door deze drie gegevens toe te voegen ontstaat het volgende model:
Het model tracht voor één afdeling een indicatie te geven van de telewerkbaarheid. Door middel van halfgestructureerde vragenlijsten worden op een afdeling interviews afgenomen. De interviews vormen de basis voor het bepalen van een score per criterium. De score wordt bepaald door de score van de geïnterviewden per criterium te middelen en dient aangevuld te worden met waarnemingen van een onderzoeker/expert.
De vragenlijst bestaat uit een X-aantal vragen per criterium en kunnen per organisatie verschillen (de vragen kunnen door de organisatie naar eigen inzicht opgesteld worden). De scoring vindt plaats op een 'willekeurige' numerieke schaal, bijvoorbeeld: 1-10. Na scoring, middeling en aanvulling van de onderzoeker wordt de uiteindelijk score van een criterium in een scorelijst verwerkt, zie onderstaand figuur.
Uit deze voorbeeldscore blijkt dat er een knelpunt bestaat om telewerken toe te gaan passen: locatie-onafhankelijkheid. Deze afdeling heeft namelijk veel input en naslagwerken nodig die alleen toegankelijk zijn binnen de organisatie, en deze zijn alleen beschikbaar op papier. Voordat deze afdeling zal kunnen gaan telewerken dient dus een oplossing gezocht te worden voor de papieren documenten en dient dus het proces aangepast te worden. Hier kunnen bijvoorbeeld een Documentair Informatie Systeem (DIS) of een Workflow Management systeem (WFM) een mogelijke oplossing bieden
Zachte criteria
Uit de gesprekken die t.b.v. deze website zijn gevoerd, blijken - naast de meer functionele criteria die objectief kunnen worden vastgesteld - vooral ook meer zachtere criteria een rol te spelen bij de beoordeling van de telewerkbaarheid. We komen dan op het terrein van de culturele aspecten, waarden, normen, opvattingen en gewoonten die binnen de gemeentelijke sector leven en die als waardevol worden beschouwd.
Individuele afwegingen
Individuele omstandigheden kunnen ook een rol spelen bij de vraag of een ambtenaar wordt toegestaan om te telewerken. Niet iedere medewerker is geschikt om als telewerker een deel van de functie te vervullen. Telewerken vereist dat iemand in staat is zelfstandig invulling te geven aan zijn werkzaamheden en gedisciplineerd kan werken. Ook moeten de omstandigheden waaronder de medewerker vanuit huis werkt in ogenschouw worden genomen. Het moet mogelijk zijn om een ruimte bij de medewerker thuis zodanig in te richten dat daar rustig gewerkt kan worden. Ook moet telewerken niet worden gezien als een verkapte vorm van kinderopvang. De gemeente moet ervan uit kunnen gaan, dat de medewerker tijdens de uren dat er wordt getelewerkt, ook daadwerkelijk aan het werk is voor de gemeente.
Kosten / baten analyse
In sommige gemeenten geldt als uitgangspunt dat in beginsel alle medewerkers in aanmerking moeten kunnen komen voor telewerken, mits het proces of de functie het toelaat. De informatie die geproduceerd, verwerkt of gebruikt wordt, moet goed worden beveiligd. De nadelen van het 'werken op afstand' kunnen door middel van ICT-oplossingen worden gecompenseerd, maar deze oplossingen zijn ingrijpend en veelal kostbaar. Doorslaggevend bij de afweging is de uitkomst van een kosten/baten analyse, waarbij de vaak subjectieve voordelen van telewerken worden ondersteund met objectieve gegevens.
Dynamisch begrip
Bij het beoordelen van de functies op telewerkbaarheid blijkt dit laatste een dynamisch begrip. Als gevolg van technologische ontwikkelingen veranderen de mogelijkheden voortdurend, waardoor functies die nu laag scoren op telewerkbaarheid, dat in de toekomst niet hoeven te doen. Daarom is een periodieke hertoetsing van functies op de gebruikte criteria zeker gewenst.
Lijstjes met criteria
In de discussie over functies en telewerken zijn (digitale) instrumenten gepresenteerd om functies door te meten. Een bekend meetinstrument is de telewerktoets van de KPN die voor zowel de werknemer als de werkgever een inschatting geeft van de telewerkbaarheid. Ook zijn lijstjes getoond met kenmerken waaraan een functie moet voldoen. Die lijstjes hebben vaak drie invalshoeken:
Voor telewerk geschikte functies:
- minimaal 20% van de taken zijn gericht op het invoeren en/of het verwerken van informatie;
- een deel van de taken resulteert in een meetbare en planbare output;
- een deel van de taken zijn niet afhankelijk van face-to-face contact.
Kenmerken van werkzaamheden die zich lenen voor telewerken:
- intensief gebruik van de computer;
frequent gebruik van de telefoon; - denk/analysewerk;
- geen geregeld persoonlijk contact nodig;
- noodzaak om snel te communiceren over een situatie ter plaatse.
Criteria ter beoordeling van telewerkbaarheid:
Ervan uitgaande dat beveiliging en actualiteit van gegevens kunnen worden gerealiseerd, kunnen de volgende criteria worden genoemd:
- planbare of ad hoc werkzaamheden(verwachte of onverwachte gebeurtenissen)
- lang- of kortcyclische arbeid (herhaalbaarheid van handelingen)
- mate van samenwerken en aard intern overleg (taakafhankelijkheid van anderen binnen de gemeentelijke organisatie))
- noodzaak van (directe) aansturing of zelfstandigheid (directe supervisie door leidinggevende of mate van zelfsturing)
- mate van extern overleg (taakafhankelijkheid van anderen buiten de gemeentelijke organisatie)
- elektronische beschikbaarheid van informatie (mate van afhankelijkheid van elektronische c.q. digitale apparatuur)
- mate van gebruik van locatiegebonden voorzieningen (voorzieningen die een beschermde omgeving vereisen, ook door anderen wordt gebruikt of kostbaar zijn).
Hierbij enkele voorbeelden van functies die volgens het TelewerkForum wel en niet telewerkbaar zijn. Interessant is de daarbij de functie van manager en secretaresse: het is een uitdaging om dat ook steeds beter mogelijk te maken.
Er zijn al voorbeelden dat dat ook goed gaat.
En ook de receptionistenfunctie kan soms al op afstand worden uitgevoerd, via beeldschermen.