Nuttige informatie voor werkgevers

FAQ: De 16 meeste gestelde vragen

01. Wat is telewerken?

Telewerken is tijd- en plaatsonafhankelijk werken, gebruik makend van de informatie- en communicatietechnologie. (Thuis stukken doorlezen voor het werk valt dus niet onder onze definitie). Vroeger werd de term ‘telewerken’ veel gebruikt. Denkt men bij 'telewerken' meestal aan telethuiswerken, het begrip 'telewerken' is veel ruimer, waarmee de scope van de stichting meegroeit met de technologische ontwikkelingen en het denken op het gebied van Het Nieuwe Werken, virtueel werken, mobiel werken, tele- en videovergaderen, “tele-presence”, webcasting, e.d. Het begrip telewerken sluit ook beter aan bij de innovatieve ideeën uit het Lissabon-akkoord van de EU en bij de internationale ontwikkelingen.

02. Welk werk is geschikt voor telewerken?

Met name werk dat:
1. zelfstandig uit te voeren is
2. concentratie vraagt
3. goed te plannen is
4. geen onmiddellijke face-to-face contacten binnen of buiten uw organisatie vergt *)

03. Welke functies zijn geschikt voor telewerken?

De volgende werkzaamheden worden vaak genoemd:
1. kantoorwerkzaamheden, zoals b.v. e-mails lezen en verzenden, het afronden van een notitie of rapportage waarbij hoge concentratie gewenst is , en waarbij niet voortdurend face-to-face contact met collega's en klanten nodig is *
2. in- of outbound call-center activiteiten kunnen goed vanuit huis worden uitgevoerd; hieraan zijn wel een aantal bijzondere technische vereisten voor wat betreft werkplek, communicatiemogelijkheden, etc. verbonden;

*) De techniek maakt het overigens steeds gemakkelijker (webcams, videoconferencing) om toch face-to-face te chatten op afstand. Dit opent ongekende nieuwe mogelijkheden voor telewerkers.

Functies, die vooralsnog ongeschikt zijn voor telewerken:
1. Bij locatiegebonden voorzieningen (voorzieningen die een beschermde omgeving vereisen, ook door anderen worden gebruikt of kostbaar zijn).
2. Functies waarbij vertrouwelijkheid, beoordeling en/of emotie een grote rol spelen, b.v. werving & selectiefuncties
3. Lopende-band werk (productiewerk)
4. Dienstverlenende beroepen zoals in de detailhandel, horeca, catering, schoonmaak, receptie, e.d.

04. Welke soorten telewerkers kent men?

Er zijn vijf 'telewerkprofielen'. Dit is van belang omdat het leidt tot een zekere mate van standaardisatie van verschillende ewerkplekken.

1. De informele telewerker.
Dat is de werknemer die af en toe thuis e-mailt, een vergadering voorbereidt of een notitie schrijft. Meestal gebeurt dit 's avonds of in het weekend; een enkele keer overdag in combinatie met andere ambulante taken. (komt het meeste voor in Nederland)

2. De structurele telewerker.
Dat is de werknemer die een vaste dag (of verschillende dagdelen) in de week thuis werkt op basis van een telewerkovereenkomst. In deze overeenkomst zijn afspraken vastgelegd over bereikbaarheid, communicatie met de afdeling, etc. De ewerker heeft in de regel de beschikking over een volledig ingerichte en door de werkgever betaalde thuiswerkplek. (komt vooral voor bij grotere bedrijven en (semi-) overheden)

3. De virtuele (project)medewerker (ook wel nomadische werker genoemd).
Dit is de werknemer die vaak het land in is voor overleg. Om tijd te besparen, sneller te kunnen werken en de projectinformatie beter te kunnen beheren heeft hij of zij besloten een deel van de projectteamvergaderingen per videoconferentiesysteem bij te wonen. En het projectarchief is inmiddels op een afgeschermd deel van het internet gezet en voor ieder teamlid bereikbaar. (Komt veel voor bij ICT-Bedrijven)

4. De flexwerker.
Dit is de werknemer die geen eigen kantoorwerkplek meer heeft. Het innovatieve kantoor waarin hij of zij werkt is onderverdeeld in concentratie-, overleg- en ontmoetingswerkplekken. Een centraal (digitaal) archief met draagbare archiefboxen en mobiele faciliteiten maken deel uit van de inventaris. Samenwerken op afstand is in deze constellatie een vanzelfsprekend onderdeel van het werk. (Bekende voorbeelden zijn Interpolis, HP, Microsoft Nederland)

5. De Zelfstandigen Zonder Personeel (ZZP-ers).
Deze grote groep in het MKB-segment (zelfstandige adviseurs, e.d.) zouden we ook als telewerkers kunnen benoemen, omdat zij meestal vanuit hun woonhuis d.m.v. ICT communiceren met hun relaties. Maar ook kan je stellen dat zij, omdat zij vanuit hun kantoor-aan-huis werken, niet telewerken en dus bijvoorbeeld ook geen kilometers besparen in woon-werkverkeer. Het is maar net hoe je het bekijkt.

05. Waarom willen mensen telewerken?

1. Behoefte aan individualisering, flexibele levenshouding en tijdsordening.
2. Behoefte aan meer autonomie in de werkomgeving.
3. Behoefte aan een andere tijdsindeling waardoor werk en privé beter gecombineerd kunnen worden
4. Mogelijkheid om geconcentreerder te kunnen werken
5. Minder stress in een bekende, vertrouwde en persoonlijke werkomgeving.
6. Besparen op reistijd (files) en reiskosten.

06. Waarom willen werkgevers telewerken bevorderen?

1. Het telewerken vormt een onderdeel van de implementatie van een nieuw ICT-systeem.
2. Door een geografische herindeling wordt voor een aantal medewerkers de woon-werkafstand vergroot.
3. De organisatie groeit uit haar jasje en wil efficiënter omgaan met haar vierkante meters op kantoor.
4. Telewerken is een onderdeel van HRM-beleid om mensen in staat te stellen zelfstandiger te werken en zorg- en werktaken anders te verdelen. Daarmee wordt de werkgever ook aantrekkelijker voor sollicitanten op een schaarse arbeidsmarkt.
5. Het management wil met telewerken het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen benadrukken
6. Het management heeft ontdekt dat de werknemers veel te veel van hun kostbare tijd aan reizen besteden (door files).

07. Wat zijn de voordelen van telewerken?

Vanuit het perspectief van de werkgever:
1. een efficiënte inzet van medewerkers en een hogere productiviteit;
2. innovatie van werkprocessen, IC-technologie;
3. besparing op huisvestingskosten (minder m2 door invoering flexplekken).
4. Extra "fringe benefit" om kwalitatief hoogwaardig personeel te werven of te behouden (b.v. vrouwen die zwanger worden maar willen doorwerken).

Vanuit het perspectief van de werknemer:
1. het wegvallen van onnodig reizen (zowel woonwerkverkeer als zakelijk verkeer);
2. het geconcentreerd en ongestoord kunnen werken;
3. betere combinatie mogelijk van werk- en zorgtaken door een betere dagindeling

08. Wat zijn de nadelen van telewerken?

Vanuit het perspectief van de werkgever:
1. telewerken vraagt om een andere aansturing en een andere stijl van leidinggeven;
2. verplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving (Arbo), fiscale aspecten;
3. (vermeende) overbelasting van het deel van de organisatie die niet ewerkt;
4. bereikbaarheidsvraagstukken;
5. additionele ICT- en inrichtingskosten.

Vanuit het perspectief van de werknemer:
1. het wegvallen van de informele contacten op kantoor;
2. het overbelast raken als gevolg van het ontbreken van geregelde werktijden en pauzes (zoekraken van balans tussen werk en privé)

09. Wat betekent telewerken voor de managers, en wat is Het Nieuwe Werken?

In de literatuur komt steeds weer naar voren:
1. het sturingsvraagstuk: hoe moet de telewerker worden aangestuurd? In dit verband wordt vaak van 'outputsturing' gesproken. Maar managen-op-afstand is meer dan alleen het kijken naar resultaten.
2. Geef je medewerkers vertrouwen (prikklok-mentaliteit is passé, zie pleidooi van Piet van Schijndel -> link naar artikel FD)
3. het communicatievraagstuk: hoe kan worden gezorgd dat de communicatie tussen leidinggevende en telewerker evenals de communicatie tussen de telewerkers onderling van voldoende kwaliteit blijft? Hierbij komt ons de nieuwe ICT-technologie van pas (web- en video)
4. het bindingsvraagstuk: hoe blijven de telewerkers betrokken bij de organisatie als de 'fysieke band' met de organisatie en met de collega's terugloopt en de onderlinge relatie in toenemende mate functioneel wordt?

Wanneer al het bovenstaande optimaal is georganiseerd kan je stellen dat er sprake is van Het Nieuwe Werken in een organisatie; dit als tegengesteld aan Het Oude Werken. Het Nieuwe Werken gaat uit van Vertrouwen, Vrijheid en Verantwoordelijkheid, het Oude Werken van wantrouwen en controlemechanismen zoals prikklokken en aanwezigheid op kantoor van de medewerkers. Interpolis was een van de 1e organisaties die op deze Nieuwe Manier is gaan werken, en met succes blijkt nu. Piet van Schijndel, Lid raad van Bestuur Rabobank, heeft daar een eigen filosofie voor ontwikkeld (Rabo Unplugged) en past die nu toe bij de Rabobank. Voor een uiteenzetting van Het Nieuwe Werken, zie http://www.ewerkforum.nl/PDFs/12-09-2007%20Geef%20ze%20de%20vrijheid%20FD.pdf

10. Hoe kan telewerken worden ingevoerd?

Vaak worden de volgende stappen aangehouden:
Stap 1: Het verrichten van een haalbaarheidsonderzoek
Stap 2: Het opzetten van de projectorganisatie
Stap 3: Het samenstellen van een invoeringsplan
Stap 4: Het opzetten van een telewerkpilot
Stap 5: De daadwerkelijke invoering
Stap 6: Evaluatie

11. Wat is er geleerd van telewerkpilots?

De zgn. ‘lessons learned’:
1. streef naar duidelijke doelen en meetbare resultaten;
2. zorg voor heldere procedures en afspraken voor de invoering en voor individuele consequenties;
3. geef volle aandacht aan de personele- en organisatorische consequenties zodat telewerken geen vreemd verschijnsel blijft in de werkorganisatie;
4. betrek het personeel bij de invoering en zorg ervoor dat ook degenen die niet gaan telewerken weten wat de veranderingen voor hen gaan betekenen;
5. zorg voor goed functionerende apparatuur, infrastructuur, voorzieningen en opleidingen;
6. zorg voor een help-desk; telewerken vergt bij aanvang investeringen;
7. lift mee met andere veranderingen zoals bijv. de introductie van een flexibel kantoor, nieuw personeel of management of van nieuwe systemen.

12. Wat kan telewerken betekenen voor mensen met een functiebeperking of een handicap (het zgn. passend telewerken)?

Telewerken kan uitkomst bieden als een 'gewone' werkplek niet zo geschikt is, bijvoorbeeld voor mensen met een arbeidshandicap. Vaak kunnen mensen met een beperking in de thuisomgeving meer activiteiten verrichten dan elders. Dat vereist echter wel maatwerk. TNO Arbeid heeft onderzocht of de werknemer met telewerken weer (sneller) aan de slag kan of (beter) aan het werk kan blijven. De werkgever heeft vanwege de Wet verbetering poortwachter een groter financieel belang gekregen bij het beperken van (langdurig) ziekteverzuim en een spoedige terugkeer naar het werk na arbeidsongeschiktheid. Een succesvolle reïntegratie kan bovendien leiden tot extra gemotiveerde werknemers, maakt het mogelijk een groter arsenaal van arbeidskrachten voor het bedrijf in te zetten en kan leiden tot een verlaging van verzekeringspremies. Vanuit werknemersperspectief is het eveneens belangrijk dat er in voorkomende gevallen op gerekend kan worden dat het bedrijf er alles aan gelegen is ziekte niet te laten leiden tot verlies van werk.

13. Is de Arbowet van toepassing op telewerken?

De naleving van de Arbowet is een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor werkgever en werknemer.
Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de juiste voorwaarden te scheppen en de verantwoordelijkheid van de werknemer om richtlijnen na te leven, ook al is er geen direct toezicht.
De werkgever is verplicht de medewerker te wijzen op de arbo-eisen en de mogelijke risico's. Hij kan hier uiteraard geen continu toezicht op houden. Daarom is goede voorlichting vereist. De kosten voor eventuele aanpassingen en voorzieningen komen voor rekening van de werkgever wanneer de betreffende medewerker vanuit zijn functie verplicht is om te telewerken. Wanneer telewerken niet verplicht is, en daar gaan we hier van uit, kan de werkgever toch besluiten een deel van de kosten te vergoeden. Overleg in de ondernemingsraad is op dit punt van groot belang.
De telewerker moet schriftelijk verklaren dat de werkplek aan de arbo-eisen voldoet, en dat hij in overeenstemming met deze eisen zal werken. Zoniet, dan is de werkgever niet aansprakelijk voor evt. gevolgen. Ook moet de telewerker zich akkoord verklaren met het feit dat controle door of namens de werkgever kan plaatsvinden (mits vooraf aangekondigd). Vaak zijn deze bepalingen in de telewerkregeling of de telewerkovereenkomst opgenomen.

Arbeidsomstandighedenbesluit

Volgens het arbeidsomstandighedenbesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

De arbeidsplaats van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de arbeid zoveel mogelijk zittend op ergonomisch verantwoorde wijze kan worden verricht. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.
Als de thuiswerker al zelf beschikt over de deze voorzieningen, hoeven deze niet alsnog ter beschikking te worden gesteld.

Het contract moet worden bewaard bij de loonadministratie.

14. Wat is een telewerkregeling / telewerkovereenkomst?

De rechtpositionele consequenties worden neergelegd in een telewerkregeling. Op het Internet zijn vele voorbeelden beschikbaar. Zo heeft bijv. de Rijksoverheid een Raamregeling telewerken. Ook hebben de Europese sociale partners een Raamovereenkomst gesloten. De achtergronden en teksten van deze Raamovereenkomst zijn te vinden op de site van de Stichting van de Arbeid. (zie ook elders op onze website de complete tekst).
Met elke telewerker moet de werkgever een telewerkovereenkomst sluiten. In de overeenkomst wordt ingegaan op de gemaakte afspraken, waaronder de vergoeding die de telewerker eventueel van zijn werkgever ontvangt (inclusief de fiscale aspecten).

15. Moet de ondernemingsraad worden ingeschakeld om telewerken in te voeren?

De ondernemingsraad heeft m.b.t. telewerken adviesrecht. Het invoeren van telewerken is een belangrijke technologische en organisatorische verandering. Op grond van artikel 25 (lid 1 onder k) van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) moet de ondernemingsraad hierover advies worden gevraagd. Ook proefprojecten vallen onder het adviesrecht.
Soms echter gaat het initiatief om met telewerken te starten uit van de OR; de OR hoeft niet lijdzaam af te wachten tot het management eens over telewerken begint. Van de OR kan gevraagd worden om bij het indienen van een voorstel evenwichtig aandacht te besteden aan de belangen van de werknemer en de werkgever.

16. Welke vergoedingen kunnen aan een telewerker of aan diens werkgever worden verstrekt?

De belastingdienst heeft onlangs de pc-prive-regeling drastisch gewijzigd. Wij verwijzen naar de website van de belastingdienst. Zie www.belastingdienst.nl

Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen: Sommige vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen behoren onder bepaalde voorwaarden niet tot het loon. Dit geldt ook voor vergoedingen inzake ewerken. Bij de loonadministratie moet u de gegevens van deze vergoedingen en uitkeringen per werknemer administreren.

Werkruimte
Werkruimte thuis is bijvoorbeeld een kantoor, werkkamer of studeerkamer in de woning van de werknemer. Voor deze regeling zijn sinds 1 januari 2005 woonwagens en woonschepen met een vaste standplaats of ligplaats ook een woning. Ook een atelier, of andere ruimte die voor de uitoefening van de dienstbetrekking wordt gebruikt, is werkruimte. Sinds 1 januari 2005 moet het gaan om een zelfstandig gedeelte van de woning, woonboot of woonwagen. Een zelfstandig gedeelte houdt in dat de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou kunnen worden, omdat deze beschikt over een eigen opgang of over eigen sanitair. Als de werkruimte niet zelfstandig kan worden gebruikt, is sinds 1 januari 2005 een vergoeding daarvoor niet meer onbelast. Deze wijziging geldt niet voor de regeling voor het inrichten van de werkruimte.

Er zijn 2 gevallen waarin er sprake kan zijn van een vrijgestelde vergoeding of verstrekking in verband met de kosten van werkruimte thuis:

De werknemer heeft buitenshuis wel een soortgelijke werkruimte. Een vergoeding of verstrekking voor de kosten van werkruimte behoort niet tot het loon als de werknemer in de werkruimte thuis 70% of meer van zijn arbeidsinkomen verdient.
De werknemer heeft buitenshuis geen soortgelijke werkruimte. Een vergoeding of verstrekking voor de kosten van werkruimte behoort niet tot het loon als de werknemer zijn arbeidsinkomen voor 70% of meer in of vanuit de werkruimte thuis verdient, en ook zijn arbeidsinkomen voor 30% of meer in de werkruimte thuis verdient.

Let op!

Onder arbeidsinkomen wordt hier verstaan het gezamenlijk bedrag aan loon, resultaat uit overige werkzaamheden en winst uit onderneming.
In beide situaties is een vergoeding en verstrekking vrijgesteld van maximaal 20% van de huur (bij een huurwoning) of maximaal 20% van de huurwaarde (bij een eigen woning). In deze 20% zijn ook de energiekosten en de kosten van de inrichting begrepen.

Onder huurwaarde wordt hier de economische huurwaarde verstaan. Voor het bepalen van de economische huurwaarde gaat u uit van de WOZ-waarde van de woning. WOZ staat voor Wet waardering onroerende zaken. De WOZ-waarde staat op de beschikking die de werknemer van de gemeente heeft ontvangen.

U berekent de economische huurwaarde door een bepaald percentage te nemen van de WOZ-waarde. In de volgende tabel kunt u het percentage eigenwoningforfait opzoeken dat bij de waarde van de woning hoort. Als de aanhorigheden van de woning, zoals een garage, afzonderlijk op de WOZ-beschikking staan of als de werknemer hiervoor een aparte WOZ-beschikking heeft ontvangen, tel dan de WOZ-waarden bij elkaar op.

Als de WOZ-waarde meer is dan	maar niet meer dan	is het eigenwoningforfait op jaarbasis
-	€ 12.500	0,75% van deze waarde, maar niet minder dan € 100
€ 12.500	€ 25.000	0,95% van deze waarde
€ 25.000	€ 50.000	1,05% van deze waarde
€ 50.000	€ 75.000	1,15% van deze waarde
€ 75.000		1,30% van deze waarde, maar maximaal € 22.600

Inrichting werkruimte

De inrichting van een werkruimte die u vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, behoort bij zakelijk gebruik niet tot het loon wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

Er is een gedagtekend schriftelijk contract tussen u en de betrokken werknemer.
In het contract zijn de naam en het adres van de werknemer vastgelegd.
Het contract bevat de dag of dagen in de week waarop de werknemer in de werkruimte thuis werkt.
Per 5 kalenderjaren mag niet meer dan € 1.815 inclusief btw (waarde in het economische verkeer) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.
De werknemer werkt ten minste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd, zonder dat ook naar de arbeidsplaats buiten de woning wordt gereisd, voor vervulling van zijn dienstbetrekking in de werkruimte met behulp van telematica zoals een telefoon of computer.
De inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen gesteld in het arbeidsomstandighedenbesluit. (zie verder: Werkruimte thuis en inrichting werkruimte)