Facilitaire -/werkplekaspecten van telewerken

Wat definiëren wij als ‘werk’? Wat zijn de kenmerken
Als mensen gevraagd wordt ‘wat is werk’ dan is het antwoord veelal die inspanningen die verricht moeten worden om iets tot stand te brengen of waarvoor men voorziet in levensonderhoud. Wanneer je doorvraagt ‘wat doe je dan echt’ dan blijken veel van de te onderscheiden taken min of meer overeen te komen. Naast degenen die fysiek arbeid verrichten zijn de anderen veelal bezig informatie vast te leggen, te analyseren, te bundelen, te rubriceren/ordenen, op te slaan, te ontsluiten of uit te wisselen: schriftelijk of mondeling. Deze taken geschieden vaak op gelijke wijze.
Gegevens worden geregistreerd, sporadisch nog op papier maar veelal direct digitaal vastgelegd. Men bundelt informatie in rapporten met als doel anderen te informeren, verantwoording van doen en laten af te leggen. Men maakt verslagen van bijeenkomsten, onderzoeken etc of registreert gegevens van uitgevoerde controles.
Mondelinge uitwisseling van informatie geschiedt in vergaderingen, over het bureau met de collega, per telefoon en tijdens spontane ontmoetingen. Soms wordt informatie die (beter) mondeling uitgewisseld had kunnen worden toch schriftelijk/digitaal verzonden per email of SMS.

Hoewel de aard van de werkzaamheden vaak gelijk is, stellen mensen vaak wel verschillende randvoorwaarden om de werkzaamheden optimaal uit te kunnen voeren. De één kan zich uitstekend concentreren in een ruimte met communicerende collega’s, anderen hebben eenzame opsluiting en absolute stilte nodig om hetzelfde resultaat te bereiken.

Zowel de aard van de werkzaamheden als de persoonlijke voorkeur van de medewerker vraagt om een specifieke werkplek. Opvallend is echter dat nog veel werknemers helemaal geen keuze hebben in hun werkplek of werkomgeving.

Wat hebben mensen nodig om te kunnen werken?
Als je mensen vraagt wat ze primair nodig hebben voor hun werk dan staan communicatiemiddelen op de eerste plaats: PC, data-verbinding en telefoon. Vervolgens gaat het om de uitvoering namelijk niet gebonden aan een vaste plaats, dus vanaf iedere werkplek of zelfs vanuit andere kantoren, bij de klant of vanuit huis als er maar digitale verbinding bestaat met het netwerk. Daarnaast heeft men behoefte aan interactie met mensen, dus plaatsen voor verbale kennisuitwisseling, overleg, vergaderingen of klantcontact.

Waar moeten mensen werken
Medewerkers die face-to-face klantcontact hebben moeten vanzelfsprekend gedurende de openingstijden op kantoor aanwezig zijn. Daar waar werkprocessen nog niet gedigitaliseerd zijn, worden medewerkers verplicht om veel van de werkzaamheden op kantoor te verrichten. Daar waar de informatie die bewerkt moet worden digitaal beschikbaar is wordt de noodzaak van aanwezigheid op een centrale locatie sterk gereduceerd. Help-desk-werkzaamheden zijn vaak in het geheel niet gebonden aan een vaste locatie. Het aanwezig zijn van medewerkers op kantoor heeft wel zo zijn voordelen omdat je elkaar tegenkomt en minder urgente informatie ook uitwisselt en sociale contacten onderhoud die weer goed zijn voor de binding en cohesie binnen het bedrijf.

Veel werknemers zijn nog gewend aan de situatie dat de ‘baas’ bepaalt waar gewerkt moet worden en hoe die werkplek is ingericht als basis. De werknemer wordt verplicht zijn werkzaamheden daar te verrichten. De werkplek is vaak ingericht en uitgerust op basis van de hiërarchie in de organisatie in plaats van afgestemd op de uit te voeren werkzaamheden. Afhankelijk van de functiegroep wordt men gehuisvest in een kantoortuinachtige omgeving, met twee of meer op een kamer of alleen. Wel heeft men vaak enige invloed op de aankleding van de werkplek door plaatsen van fotolijstjes en memorabelen.

Waar willen mensen werken
Als je mensen vraagt waar ze optimaal zouden presteren of hun werk uitvoeren, dan verneem je nooit ‘mijn huidige werkplek’. Het probleem is dat de ideale werkplek niet bestaat, omdat verschillende werkzaamheden nu eenmaal vragen om verschillende oplossingen en uitvoeringen. Een klassiek concert in een poptempel levert niet de beste cd-opname. Zo willen medewerkers het ene moment ‘ongestoord’ kunnen werken aan een beleidsdocument of vanwege tijdsdruk en een dead-line, terwijl op een ander moment hij werkzaamheden moet verrichten waarbij het wel plezierig is dat hij iets meekrijgt van hetgeen waar collega’s zich mee bezig houden. Ook voor (ongepland) overleg en geplande vergaderingen zijn specifiek hiervoor ingerichte ruimten efficiënter.
Dit betekent dat werknemers het liefst kunnen kiezen voor een plek waar zij optimaal kunnen presteren. En voor veel werknemers betekent dit dat deze keuze ook uitgebreid mag worden met werkplekken in kantoren dichterbij huis, bij de klant of onderweg of vanuit huis. Wanneer er een betere balans bereikt kan worden tussen werk en vrije tijd door nutteloze reistijd te voorkomen is dat medewerkers veel waard.

Waar moet de werkplek aan voldoen - volgens de werknemers
Er zijn ongetwijfeld werknemers die hun status tot uitdrukking willen brengen door de omvang en uitrusting van de werkplek. Zeker wanneer men internationaal werkt ziet men dat ook klanten verwachtingen hebben die bevestigd moeten worden.
Maar werknemers willen met name een werkplek waar men optimaal ondersteund wordt om het werk te verrichten. In hoogte ver/instelbaar bureau, goede op persoonlijke wensen instelbare stoel, voldoende opbergruimte in de nabijheid, maar vooral snelle, gebruiksvriendelijke en storingsvrije apparatuur zoals PC, printer, telefoon, PDA etc. Daarnaast moet men die werkzaamheden verrichten die appelleren aan hun competenties en werkzaamheden die ‘onder hun niveau’ zijn of beter (economisch of efficiënter) door anderen uitgevoerd kunnen worden ook verleggen. De satisfactie van werknemers met hun werk hangt overigens meer af van de wijze van aansturing, de zelfstandigheid in hun werkzaamheden c.q. verantwoordelijkheid, de collega’s en sfeer en de beloning/secundaire arbeidsvoorwaarden en zekerheid van een vaste baan. De keuze voor een werkgever wordt ook wel weer beïnvloed door het imago, terwijl de uitstraling van de werkplek, werkomgeving en de zorg waarmee de werkplek wordt onderhouden is wel van invloed op de tevredenheid en welzijn van de medewerker.
Overigens stellen medewerkers minder eisen aan hun werkplek als ze zelf mogen kiezen voor thuiswerk, terwijl die eisen wel gesteld worden als men ‘verplicht’ wordt ‘thuis te werken’.

Waar moet de werkplek aan voldoen - volgens de werkgevers
– Voldoen aan de ARBO-normering (geen discussie met OR);
– Ondersteunend aan het primaire proces;
– Niet te veel ruimte in beslag nemen, niet teveel kosten;
– Voorkomen van veel mutaties (interne verbouwingen en verhuizingen);
– Wel flexibel, om in te kunnen spelen op veranderingen in de organisatie;
– Op de juiste plaats – imago, arbeidspotentieel, bereikbaarheid, P-plaatsen etc;
En bij werken op afstand:
– Veilig (tegen inbraak etc. in computernetwerk)
– Vertrouwen c.q. controle op productiviteit/prestatie;

Waar moet de werkplek aan voldoen - volgens de overheid
– Voldoen aan ARBO-normering om uitval door ‘ziekte’ te voorkomen;