Best practices telewerken in Nederland

In het kort

“Ons mobiliteitsdenken wordt nog teveel gedicteerd door ouderwetse denkbeelden. Ik vergelijk het wel eens met de metafoor van de ouderwetse waterput. Vroeger haalden we ons water bij de waterput. Nu vinden we het heel normaal dat we het water thuis gedistribueerd krijgen. Maar qua kenniswerk maken we die gedachte nog sprong niet. We gaan naar onze werkplek en denken pas recent dat we de werkplek ook wel eens (dichter) naar ons toe kunnen halen.
Cisco doet veel op het gebied van het nieuwe werken, net als de andere cases op de website van het Telewerkforum. In die zin kan ik niet zoveel nieuws toevoegen. Wat ik graag wil vertellen is over een interessanter, breder, maatschappelijk project waarmee die metafoor van de waterput aangepakt wordt. Dit is een initiatief van meerdere stakeholders in Nederland, waaronder gemeente Amsterdam, Cisco en het bedrijfsleven, die de handen ineen geslagen hebben om slimmere werkplekken te creëren: het werk dichter naar de mensen halen”.

Bas Boorsma, Hoofd programma ‘Connected Urban Development’ bij Cisco.

In 2006 heeft Cisco zich gecommitteerd aan het Clinton Global Initiative van Bill Clinton. Afspraak is te helpen bij het reduceren van CO2 door samen met steden te zoeken naar slimme genetwerkte oplossingen in stedelijk handelen. In dit initiatief staan energie management, transport en slimmere gebouwen centraal. Als onderdeel van dit laatste punt kan ook gedacht worden aan het vraagstuk: hoe gaan we in onze steden eigenlijk om met werk? Uit die laatste gedachte is het Connected Urban Development (CUD)-programma ontstaan.
In het CUD-programma werken zeven steden (Amsterdam, San Francisco, Seoul, Madrid, Lissabon, Hamburg en Birmingham) samen aan het bevorderen van een duurzame en leefbare omgeving. Deze gemeenten waren bereid samen met grote bedrijven te komen tot een publiek-private samenwerking. Het CUD-programma is strikt niet commercieel. Onderdeel van het CUD zijn de Smart Work Centers waarover deze case gaat.

Organisatie

Netwerkspecialist Cisco biedt oplossingen die individuen en organisaties in staat stellen om overal en altijd toegang te hebben tot de juiste informatie, mensen en samenwerkingstools. Van routers & switches, tot oplossingen op het gebied van unified communications, waarbij de uitwisseling van spraak, data en video over een enkel netwerk plaatsvindt, beveiliging en datacenters.

Cisco heeft 65.545 medewerkers wereldwijd, verspreid over ruim 450 kantoren in meer dan 165 landen, en had in zijn fiscale jaar 2009 een omzet van 36,1 miljard dollar. 

Vraagstuk

Het CUD-programma richt zich op verschillende continenten in verschillende culturele settings met verschillende investeringsmodellen. Doel was:

• Het in samenwerking met verschillende steden wereldwijd implementeren van innovatieve projecten, beleid en blauwdrukken gericht op het ‘verduurzamen’ van stedelijk vervoer, werk, gebouwen en energie door middel van inzet van ICT
• ICT als mogelijkheid om informatie over de uitstoot van broeikasgas te ontsluiten
• ICT als hulpmiddel om het gebruik van broeikasgas terug te dringen, bijvoorbeeld in green buildings of slimmere manieren van transport.
• ICT-ontwikkelingen in allerlei sectoren. Bijvoorbeeld in de creatieve industrie, dienstverlening en mediaproductie.
• Innovaties die worden getest en toegepast moeten in principe reproduceerbaar zijn in andere steden en landen. 

Maatregelen

In deze case richten we ons op de initiatieven van het CUD-programma in Nederland. Onder het programma is ingezet op een aantal projecten waar, afhankelijk van het project, met verschillende partijen is samengewerkt, waaronder de gemeente Almere, Amsterdamse Innovatie Motor, Accenture, Stichting Almere Kennistad, Bureau Amsterdam Topstad, UNET, Connexion om maar een greep te doen. In Amsterdam richtte het CUD-programma zich op een aantal maatregelen.

Personal travel assistant
Personal Travel Assistant stelt steden in staat om reisinformatie op een toegankelijke manier en via verschillende kanalen (Smartphone, PDA, internet) aan inwoners te tonen. Het bevat een virtueel assistent die gebruikers aan de had van voorkeuren kan begeleiden tijdens een reis van A naar B aan de hand van real-time verkeersinformatie. In Amsterdam richt de Personal Travel Assistant zich op busvervoer.

Ecomap
Een online kaart van Amsterdam met daarop ecologische gegevens over energieverbruik, transport, afvalmanagement. Doel is dat mensen zich bewust worden van hun leefomgeving, het gevoel van betrokkenheid vergroten onder inwoners van Amsterdam door vervuiling in de directe woonomgeving te laten zien.
Het is een directe kopie van de ecomap in San Francisco die te vinden is op: http://sf.urbanecomap.org/

Smart work center – fase 1
Een Smart Work Center, een kantoor dat dicht bij een woonwijk of op knooppunten van het openbaar vervoer is gevestigd, biedt werkplekken aan individuen of groepen. De Smart Work Center pilot is gestart in Almere in 2008 langs de A6. Het pand is uitgerust met 34 volledig geëquipeerde werkplekken, 30 lounge werkplekken, twee Cisco TelePresence CTS-1000 systemen, glasvezel internet, printers, kopieermachines, faxen, een kinderdagverblijf , een restaurant, een pinautomaat en ruimtes voor activiteit gerelateerd werken.
Hoe optimaliseer je een dag in het leven van een kenniswerker is de centrale vraag geweest bij het ontwikkelen van het Smart Work Center.
Niet alles dat een kenniswerker doet kan thuis, en soms is naar kantoor komen ook niet de optimale keuze. Een Smart Work Center moet hier verandering in brengen door werk dichter bij de mensen te brengen.

Een hele belangrijke groep waarin de Smart Work Centers voorzien zijn ZZP-ers. Dit zijn mensen die voor verschillende partijen als zelfstandige werkzaamheden verrichten. Smart Work Centers bied deze groep mensen een ruimte waar ze professioneel kunnen vergaderen en klanten kunnen ontvangen en bespaart ze de kosten en hoofdbrekens bij het huren en inrichten van een kantoorpand.

Smart work center – fase 2
De pilot met de Smart Work Center in Almere loopt nu ten einde. Een van de geleerde lessen in deze pilot is dat het schaalgrootte ontbreekt. Dit is inherent aan een pilot, die begin je meestal klein. Daarom is de volgende stap opschaling. Om daadwerkelijk van toegevoegde waarde te zijn voor werkgevers en werknemers zijn er meer slimme werk centra nodig. En die zijn er. Probleem is alleen dat het ontbreekt aan een centraal overzicht en centrale boeking. Hiervoor heeft het CUD-programma “W” in het leven geroepen. W is een online boekingsysteem in ontwikkeling voor het Smart Work Center in Almere voor alle aanbieders van flexibele werkplekken door Nederland heen , waaronder de Almerense pilot. Via dit boekingsysteem is er een centrale ingang, een centraal overzicht en een centrale partij die verrekeningen verwerkt. Zo is het niet langer nodig contracten bij verschillende werk centra af te sluiten. Uitwijken naar een werk centrum wordt daarmee veel gemakkelijker.

De volgende stap in de evolutie van W is een applicatie voor op een smartphone. Om je per direct een overzicht te geven van beschikbaren werkplekken in de buurt en de mogelijkheid deze te reserveren. 

Invoering en promotie

Het CUD-programma is begonnen met een Smart Work Center pilot in Almere. Nederland is hierin uniek. Elf maanden later is begonnen aan fase 2, de ontwikkeling en uitrol van W, het boekingsysteem. In beide fasen heeft Amsterdam Topstad er ontzettend zijn best voor gedaan om te regelen wat er geregeld moest worden. En met succes. Over de hele wereld is de pilot en de Smart Work Center in de media geweest.
Onder grote mediabelangstelling hebben Job Cohen, burgemeester van Amsterdam en Annemarie Jorritsma, burgemeester van Almere het Smart Work Center geopend. Dit deden elk vanuit hun eigen stad, Cohen in Amsterdam, Jorritsma in Almere via TelePresence van Cisco.

Smart Work Centers wereldwijd
In opvolging van het succes in Nederland zijn er meerdere landen en steden die Smart Work Centers gaan openen.

De Koreaanse overheid heeft in samenwerking met de Metropolitain Authority in Seoul samen met private investeerders besloten 500 Smart Work Centers te openen.

In Frankrijk wil de regio Île-de-France samen met een aantal voorsteden van Parijs 1000 Smart Work Centers openen. De overheid speelt hierin niet alleen een faciliterende rol, maar wil subsidiëren omdat ze een maatschappelijke functie in dergelijke centra ziet.

Argentinië wil in Buenos Aires Smart Working Centers openen in winkelcentra.

Nieuws is dat ook Finland het Smart Work Center model adopteert: plannen voor de implementatie van een SWC netwerk zijn nu in een vergevorderd stadium.

Californië wil, ondanks het economische zware weer waarin de staat verkeerd, toch vast beginnen met een Smart Work Center concept. Ze pakken het laagdrempelig aan door eerst werkplekken te openen in verschillende gebieden, en na een pilot te kijken waar de meeste vraag is om daar met investeerders volwaardige Smart Work Centers te openen.

Qua promotie is er in Nederland veel PR en media-aandacht geweest. Het consortium is echter niet in staat om actief te promoten omdat het een non-profit initiatief is. Maar aan aandacht geen gebrek. 

Baten

Cisco
Het CUD-programma, en dus ook de Smart Work Center, heeft geen winstoogmerk. Uiteraard heeft Cisco, als iedere grote commerciële onderneming een visie en een reden om deel te nemen en te investeren. Een organisatie van het formaat van Cisco kan het zich echter permitteren om verplichtingen aan te gaan die niet direct tot baten zullen leiden. De Return On Investment (ROI) is dan ook erg indirect en niet goed te meten. Maar Cisco ziet het CUD-programma en het Smart Work Center als onderdeel van een duurzamere, slimmere toekomst. Uiteraard levert het goede PR, relaties met steden en verregaand inzicht in alles dat komt kijken bij slim en mobiel werken op.

Passend binnen de langere termijn visie van Cisco maar nog lastig te meten in termen van directe winst is het inzicht dat Cisco heeft gekregen op technologisch vlak. Want hoe pas je hard- en software, die is ontwikkeld binnen homogene werkomgevingen, toe in een heterogene werkomgeving? Wat stelt dit opeens voor eisen aan het netwerk, aan communicatie, aan beveiliging? Het CUD-programma heeft het R&D denken van Cisco verrijkt en aangescherpt.

Nederland en Amsterdam
De Smart Work Center pilot is breed uitgemeten in de mondiale media. Nederland heeft zich daarmee op de kaart gezet als het gaat om duurzame innovatie. Het heeft het land en de steden Amsterdam en Almere veel internationale PR opgeleverd. Nederland is mondiaal voorbeeld en steden over de hele wereld komen hier om te leren: Hoe organiseer je een not-for-profit organisatie van deze schaal. Hoe dicht je dit juridisch? Hoe zet je dat op van A tot Z?

Beroepsbevolking
Voor werkgevers zijn Smart Work Centers aantrekkelijk omdat ze medewerkers in staat stellen dichter bij huis te werken. Medewerkers hebben minder file- en reisstress.
Smart Work Centers zijn relatief goedkoop. Een werkplek kost een werkgever gemiddeld zo’n 15.000 euro per jaar. Een werkplek in een Smart Work Center slechts 7.500 euro.

Ook voor zelfstandigen is een prijs van 7.500 euro per jaar voor een werkplek voorzien van alle technologische gemakken aantrekkelijk. Het huren van een kantoor en de tijd en kosten die gepaard gaan met de inrichting en onderhoud ervan zijn vele malen meer dan de huur van een Smart Work Center.

Een enquête onder gebruikers van het Smart Work Center uitgevoerd door Novay laat zien dat gebruikers enthousiast zijn over het Smart Work Center concept. Dit heeft er onder meer mee te maken dat de reistijd met 66 minuten is verminderd. 

Kosten

Cisco
Over de kosten is Cisco wat terughoudend. Ze hebben veel geïnvesteerd, maar nooit met de bedoeling daar mooie sier mee te maken. “In die zin zou je kunnen zeggen dat we het geheel uit eigenbelang doen. Wij (Cisco) vinden het een belangrijk, leerzaam en boeiend onderwerp. Daarnaast is het een maatschappelijk vraagstuk, daaraan willen wij graag bijdragen”, aldus Boorsma. De initiële investering die Cisco gedaan heeft ligt op 15 miljoen dollar. Dat bedrag groeit nog steeds. Hiervan zijn enkele honderdduizenden euro’s geïnvesteerd in technologie en projectmanagement.

Businessmodel (kosten gebruiker)
Werkgevers of zelfstandigen die gebruik willen maken van een werkplek in een Smart Work Center betalen 7.500 euro per jaar per werkplek. 

Tips

Voor bedrijven die van een Smart Work Center gebruik willen maken heeft Bas Boorsma de volgende tips:

• Onderzoek heeft aangetoond dat voorbeeldfuncties in overheidsinstanties vanuit de baas komen, in bedrijfsleven komen die vanuit collega’s. Zorg ervoor dat je de voorbeeldfuncties goed benut. Dit zijn de juiste middelen om een cultuur verandering te bewerkstelligen. Kortom: Zoek sponsors en maak beleid.
• Je moet naar een situatie waarbij werknemers zelf besluiten hoe ze hun persoonsgebonden mobiliteitsbudget besteden. Het gebruik van Smart Work Centers moet daarin voor kunnen komen. Of je vult je leasebak met benzine, of je koopt een treinkaartje, of je huurt een werkplek in een Smart Work Center voor een dag. Kortom: Bied de faciliteiten die het voor de werknemer mogelijk maken om zijn/haar eigen verantwoordelijkheid te nemen.
• Beveiliging van het eigen netwerk moet goed op orde zijn. Als werkgevers naar een situatie toe willen dat medewerkers in heterogene werkomgevingen gaan werken moet het beveiligingsbeleid binnen de eigen organisatie op orde zijn.
• Voorbij de Smart Work Centers: Als we in Nederland een structurele oplossing willen voor ons mobiliteitsvraagstuk dan moeten we slim gaan combineren. Meer asfalt is niet het antwoord, niet iedereen kun je het werk thuis of in een Smart Work Center laten doen, er kunnen slechts een beperkt aantal treinen extra rijden op het spoor. Combineer. Daarin ligt de oplossing. Er is geen een ei van Columbus. 

Meer weten?

Cisco
Haarlerbergweg 13-19
1101 CH Amsterdam Zuidoost
Tel: 0800-0200791
Fax: +31(0)203571100

Bas Boorsma
pboorsma@cisco.com