Best practices telewerken in Nederland

In het kort

Flexibel werken
“Ik kan ieder bedrijf aanraden om de mogelijkheden van een volledig digitale projectomgeving te onderzoeken. Dat kan enorm veel efficiëntievoordelen opleveren. Alles staat op één plek, gegevens zijn eenvoudiger te beheren en bij te werken. De beveiligde projectomgeving is vanaf iedere pc toegankelijk en veel basiscommunicatie rond het project vindt plaats in de projectomgeving. Dat scheelt ook heel wat ritjes naar collega’s en klanten om de laatste projectwijzigingen te bespreken. Bij ons zijn de voordelen overduidelijk.”
Arthur Tutein Nolthenius, HR-manager.

Met drie vestigingen in filegevoelige gebieden en klanten door het hele land, heeft Brink Groep gezocht naar manieren om medewerkers in hun werk minder afhankelijk te maken van tijd en plaats. Zodat tijd benut kan worden voor productief werken, in plaats van reizen. Bij grote bouw- en adviestrajecten is het snel uitwisselen van informatie dan echter een obstakel. Daarom besloot Brink Groep in [precies jaartal] tot het invoeren van een volledig digitale projectomgeving voor grote projecten. Toegankelijk voor adviseurs, projectleiders en opdrachtgevers. Dit veranderde de manier van werken en zorgde voor een flinke efficiëntieslag en minder fileleed bij Brink Groep.

Organisatie

Brink Groep richt zich op management, advies en automatisering voor bouw, huisvesting en vastgoed. Brink Groep speelt verschillende rollen in processen op het terrein van gebiedsontwikkeling, vastgoedadvies, bouwmanagement en -advies, huisvestingsadvies, onderhoudsadvies, kosten-kwaliteitsadvies.
Op het gebied van Automatisering is Brink Groep marktleider in de calculatie- en onderhoudsbranche.
Betrokkenheid bij opdrachtgevers en bij projecten is voor Brink Groep het sleutelwoord. Daarbij zijn onafhankelijkheid en integriteit vanzelfsprekende waarden.

Vraagstuk

Brink Groep medewerkers werken veelal in teamverband en zijn vaak onderweg of bij klanten. De aard van projectmatig werken stelt eisen aan verschillende aspecten van de organisatie. Reizen naar een klant, collega of externe partij kost steeds meer tijd. Projectgroepen zijn wisselend van aard waardoor samenwerking met collega’s per project verschilt. Brink Groep heeft naar deze aspecten gekeken en een drietal maatregelen ingevoerd:

- vanuit huis werken en flexibele kantoorwerkplekken
- videoconferencing systeem
- digitale projectomgeving

Alle locaties hebben een ruimte met videoconferencing faciliteit. Deze faciliteit kan ingezet worden om tussen vestigingen of met opdrachtgevers te vergaderen. Dit systeem geeft medewerkers vrijheid in de keuze vanuit welke vestiging zij willen werken.
Door de aard van het projectmatig werken en de vrijheid thuis te werken is een traditionele inrichting van het kantoor niet efficiënt. De bezettingsgraad is laag en het verschilt per project met welke medewerkers men samenwerkt. Daarom kiest de medewerker als hij op kantoor komt uit een aantal activiteit gerelateerde werkplekken die passen bij de werkzaamheden die hij wil verrichten.

Een derde maatregel die Brink Groep heeft getroffen is voortgekomen uit de behoefte om medewerkers, die tijd- en plaatsongebonden werken, zo goed mogelijk te ondersteunen in hun werkzaamheden. Hierbij wilde Brink Groep gelijk een aantal hiaten van projectmatig werken aanpakken.
Hierbij kwamen vragen kijken als:

- Hoe zorgen we voor een zo groot mogelijke bereikbaarheid van medewerkers?
- Hoe kunnen we de beschikbaarheid van relevante informatie en gegevens zo goed mogelijk faciliteren?
- Hoe vergroten we de toegankelijkheid van specialistische applicaties?
- Hoe dringen we de tijd en foutgevoeligheid bij het beheren van projectdocumentatie terug?
- Hoe dragen we zorg voor documentenbeheer waarbij partijen te allen tijde werken met de meest recente versie?
- Hoe kunnen we inzichtelijk maken wie documenten wanneer hebben gecontroleerd, geaccordeerd, aangepast etc.
- Hoe voorkomen we server problemen bij het verzenden van grote bijlagen in de email?

Maatregelen

Brink Groep gebruikt voor grote bouwprojecten een extranet met online projectomgeving en toegang tot specialistische applicaties. Dit systeem heet IBIS4Projects Alle betrokken partijen kunnen op deze omgeving inloggen via een beveiligde internetverbinding. In de projectomgeving staan onder meer:

- documenten zoals bouwtekeningen, foto’s en rapportages, inclusief workflow management (dus: controle mechanisme, versiebeheer, statusbeheer);
- de projectagenda;
- de projectplanning;
- het volledige projectarchief;
- berichten, discussies en taken die met het project te maken hebben.

Alle betrokken partijen hebben toegang tot de projectomgeving op het extranet. Dit maakt discussies centraal in tegenstelling tot bilateraal (email), draagt zorg voor actuele documentatie, voorkomt fouten met het versturen van te grote email bijlagen en zorgt tevens voor een nagenoeg papierloze manier van werken. Ook reistijd wordt aanzienlijk verkort omdat een bezoek aan het kantoor niet langer noodzakelijk is om toegang te krijgen tot specifieke software.

Brink Groep heeft momenteel 60 lopende projecten die volledig gebruik maken van de digitale projectomgeving. Van de 215 adviseurs en managers binnen Brink Groep maakt driekwart intensief gebruik van dit extranet in zijn dagelijks werk.

Invoering en promotie

Brink Groep heeft geen grote lancering georganiseerd. Via een aantal proefprojecten is het pakket getest. Hiervoor heeft Brink Groep projecten geselecteerd die zich lenen voor de nieuwe manier van werken. Een belangrijk criterium was de professionaliteit van de klant; deze moest gewend zijn aan complexe projecten met een grondige projectaanpak. En de klant moest instemmen; niet alleen Brink Groep, ook de opdrachtgever moet immers overschakelen op de nieuwe werkwijze.

De projectteams bij Brink Groep bestaan voor een groot deel uit techneuten; die zagen een experiment met een nieuwe digitale omgeving wel zitten. De adviseurs zijn ook al gewend aan thuiswerken en hebben de vrijheid om hun eigen tijd in te delen. Dat zit in de werkcultuur van Brink Groep ingebakken; medewerkers krijgen de ruimte en managers hoeven hier niet extra op te sturen. Zo’n cultuur is wel behulpzaam om de nieuwe manier van werken goed in te voeren.

Na een aantal testprojecten is het systeem bij steeds meer projecten ingevoerd. Daar ging een uitgebreide training aan vooraf voor alle projectdeelnemers.

Wie deelneemt in een project volgens de nieuwe digitale methode, is verplicht met dat systeem te werken. Daarin vindt alle communicatie en gegevensuitwisseling plaats. Aangezien iedereen de voordelen van de nieuwe werkwijze zag, was er al snel voldoende draagvlak en weinig weerstand om op deze manier te gaan werken. Bij sommige klanten en andere externe partijen bestond soms nog wel koudwatervrees, maar deze zijn inmiddels overtuigd van de grote voordelen.

Management van het Nieuwe Werken
Binnen Brink Groep zijn managers bewust bezig met het scheppen van de randvoorwaarden voor een vertrouwenscultuur. Dit wordt bewerkstelligd door persoonlijke aandacht voor medewerkers waarin expliciet wordt gelet en gecoacht op valkuilen van ‘het nieuwe werken’. Zaken als: betrokkenheid bij de Brink Groep, werk-privébalans, zelfredzaamheid, etcetera. Deze aspecten komen ook aanbod in jaarlijkse functioneringsgesprekken.
Voor junior medewerkers is extra aandacht door coaching. Zij worden iets minder vrij gelaten dan hun seniore collega’s, omdat het juist bij hen nog van groot belang is binding te ontwikkelen met het bedrijf en te leren (meester-gezel). Al tijdens de sollicitatieprocedure wordt gekeken of de kandidaat past binnen Brink Groep en het Nieuwe Werken dat zij nastreeft.  

Baten

Brink Groep vervult een projectmanagement rol in grote bouwprojecten. Inzet van het extranet met projectmanagementomgeving en het implementeren van verbeteringen aan dit systeem geeft Brink Groep een voorlopers rol op gebied van automatisering van projectmanagement in de bouwsector. Het op de markt brengen van dit systeem draagt bij aan de zichtbaarheid van de kennis en kunde van Brink Groep bij het managen van grote bouwprojecten.

Extranet
Bij invoer van dit systeem zijn tal van baten gemoeid:
• tijdwinst: een bezoek aan kantoor is niet meer nodig voor gebruik specialistische applicaties;
• hogere productiviteit: parttime medewerkers geven aan vaak de avond voor werk alvast de stand van zaken door te nemen op het extranet. Hierdoor kunnen zij sneller opstarten op hun werkdag;
• grotere betrokkenheid: medewerkers geven aan het prettig te vinden om bij projectdocumenten te kunnen wanneer ze dit willen, ook in vrije tijd;
• gereduceerde faalkans: werken met de meest recente documenten en gegevens verkleint de kans dat beslissingen worden genomen op ‘verouderde’ documenten;
• ‘As Built‘-documentatie wordt geaccumuleerd door gebruik van het extranet. Na afloop van project is er géén partij meer die zich moet bekommeren over het verzamelen van alle meest recente documenten;
• minder printkosten: gebruik van gemakkelijk toegankelijke digitale gegevens verminderd behoefte aan printen.

Omdat elk bouwproject uniek is, is het moeilijk om baten eenduidig te kwantificeren. Brink Groep hanteert echter een fictief kostenplaatje die een redelijke indruk geeft van besparingen in een project met een bouwvolume van euro 1.000.000. Op operationele kosten (i.e. kopieerkosten, vergaderkosten, printkosten, archiefkosten e.d.) kan ongeveer 42% bespaard worden door inzet van het extranet. Voor meer informatie over dit fictieve kostenplaatje kan contact opgenomen worden met Brink Groep.
Videoconferencing
Dit systeem leidt tot minder reistijd en dus efficiënter inzetten van mensen en competenties. Tijdwinst kan gestoken worden in het project wat de kwaliteit ten goede komt.

Flexibel werken
Medewerkers kunnen nu tijd- en plaatsonafhankelijk werken aan grote projecten. Zolang er maar een computer met internetverbinding in de buurt is. Het is veel gemakkelijker om filevermijdend te reizen of zelfs helemaal niet te reizen, als dat niet nodig is. Brink Groep vermoedt dat door invoering van tijd- en plaatsonafhankelijk werken zo'n 15 % minder kilometers gemaakt wordt door medewerkers. Dit draagt bij aan een betere werk-privébalans. 

Kosten

Een deel van de investering in IBIS4Projects verdient Brink Groep terug; zij verkoopt namelijk de licenties van het systeem in Nederland. Als een klant of partner een opgeleverd gebouw in onderhoud krijgt, kiest deze er vaak voor om de digitale projectomgeving hierbij te gebruiken.

Kosten voor het in standhouden van het systeem kost circa € 1.250,- per maand en eenmalige opstartkosten van circa € 1.250,-. De begeleiding bij initiële implementatie door Brink Groep voor organisaties die het systeem willen inzetten zal circa € 5.000 bedragen (inrichting, ondersteuning, training, begeleiding, live brengen).

Kosten zijn er echter ook op minder kwantificeerbare aspecten. Kosten zijn ook minder tastbare investeringen en/of valkuilen:
- wanneer je elkaar minder vaak ziet door detachering of thuiswerken, leer je elkaar minder goed en intensief kennen. Dit maakt email verkeer gevoeliger voor misvattingen;
- er moet expliciet aandacht zijn voor betrokkenheid bij het bedrijf. Brink Groep probeert een maal per maand alle medewerkers bijeen te hebben door het organiseren van een thema avond;
- je laat mensen los, hiervoor is vertrouwen nodig, naar beide partijen (werkgever/-nemer). Je weet niet altijd wat er speelt. Men name bij junioren is het verstandig hier meer aandacht aan te besteden.

Tips

Tips
- Ga praktisch en stap voor stap te werk. Er is geen grote beleidswijziging nodig of een ‘big bang’ als omslagmoment. Kijk wat er nodig is en ga daarmee aan de slag.
- Kies een aantal pilotprojecten om de nieuwe methodiek uit te proberen.
- Begeleid niet alleen medewerkers, maar ook klanten en andere externe partijen die met het nieuwe systeem te maken krijgen.
- Zorg voor goede training.
- Geef medewerkers echt de ruimte om flexibeler om te gaan met hun (reis)tijd.
- Stel de nieuwe werkwijze verplicht. 

Meer weten?

Brink Groep
Overgoo 5
2266 JZ Leidschendam

Arthur Tutein Nolthenius
Senior adviseur Huisvestingadvies
T (0344) 67 58 15  E a.tutein.nolthenius@brinkgroep.nl