Best practices telewerken in Nederland

In het kort

Flexibel werken
“De werknemers van de toekomst zijn al geboren en dienen zich snel aan op de huidige arbeidsmarkt’. Deze werkers zijn gewend aan vrijheid ,de middelen en mindset die bij een nieuwe manier van werken hoort. Zij hebben ruimte nodig om zich te ontplooien en te ontwikkelen. Hierdoor ontstaat o.a. een ontwikkelcultuur waarin medewerkers initiatieven aandragen en zelfsturend zijn. Dit zorgt voor innovatieve ideeën en ontziet het management van de noodzaak tot controle en sturing.
Buiten tal van besparingen die ‘de nieuwe manier van werken’ oplevert wordt je als werkgever ook aantrekkelijker voor deze nieuwe werker. En dat is nodig, want de vergrijzing zet door. Na de crisis is er weer krapte op de arbeidsmarkt.”

Friso van der Haar, Consultant Veldhoen + Company

Werk wordt vandaag de dag steeds dynamischer. Informatie is digitaal beschikbaar en het internet bied nieuwe mogelijkheden om samen te werken. Werk verschuift steeds meer van de fysieke- naar de virtuele werkomgeving. Dit vraag om nieuwe omgangsvormen binnen organisaties en de manier waarop organisaties met klanten omgaan.
Door een integrale benadering waarin de mentale omgeving, de fysieke omgeving en de virtuele omgeving op elkaar zijn afgestemd en elkaar ondersteunen zijn de klanten van Veldhoen + Company in staat duurzamer te werken, kosten te besparen en gedreven professionals aan zich te binden.

Organisatie

Veldhoen + Company ondersteunt organisaties met het ontwikkelen en implementeren van toekomstgerichte en duurzame werkconcepten en huisvestingsconcepten; een nieuwe manier van werken. Daar waar gesproken wordt over werkconcepten en huisvestingsconcepten , spreekt Veldhoen + Company in vakjargon over werkstijl. ‘Werkstijl is een herkenbaar en geaccepteerd systeem waarin geregeld is hoe mensen met elkaar en met middelen omgaan’.
Een nieuwe werkstijl, een nieuwe manier van werken, heeft als doel om de doelstellingen van organisaties te realiseren en de kwaliteiten en ambities van medewerkers tot bloei te laten komen.
Veldhoen + Company biedt een integrale oplossing vanuit een overkoepelende visie. Eerst brengen zij in kaart wat hun klanten willen bereiken en waar ze naartoe willen. Op basis daarvan maken zij een ontwerp voor de fysieke, virtuele en mentale omgeving als geïntegreerd geheel. Vervolgens verwezenlijkt Veldhoen + Company dit in samenwerking met de klant. Het bedrijf ziet deze aanpak als essentieel voor de continuïteit van de klantorganisatie, omdat dit het fundament legt voor duurzame groei. Veldhoen + Company kan daarbij de regie over het totale project op zich nemen.  

Vraagstuk

Eind jaren negentig constateert Veldhoen + Company twee belangrijke trends met betrekking tot de manier waarop mensen werken. De eerste is dat ICT de manier waarop mensen samenwerken verandert en tal van nieuwe mogelijkheden biedt. De tweede is dat de bezettingsgraad van kantoren steeds lager ligt door de toename van projectmatig werken. Dit leidde tot de realisatie dat huisvesting anders aangepakt kan worden, zeker wanneer ICT hierbij op een ondersteunende manier wordt ingezet. 

Maatregelen

Veldhoen + Company heeft geen specifieke maatregelen ingevoerd; flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn vanaf de oprichting in ‘89 verankerde waarden in het bedrijf. In dit opzicht heeft het bedrijf een voorsprong op bedrijven die een omslag willen maken naar het ‘nieuwe werken’; die zullen extra moeite moeten doen om hun werkwijze te veranderen
Centraal in de benadering van Veldhoen + Company is een integrale afstemming tussen de fysieke, virtuele en mentale omgeving van een organisatie en de activiteiten die daarin plaatsvinden. De grootste opbrengsten worden geboekt bij een integrale ontwikkeling en implementatie van de nieuwe werkomgeving.

Fysieke omgeving
De fysieke omgeving heeft betrekking op de inrichting van het kantoorpand en de werkplekken.

Door het kantoor flexibel in te richten en ruimtes te koppelen aan specifieke activiteiten is Veldhoen + Company in staat gebleken kosten te besparen en de productiviteit van medewerkers te vergroten.
Door bij de inrichting van het kantoor te kijken naar de activiteiten die er worden uitgevoerd kunnen de faciliteiten hierop worden afgestemd. Dit stuurt onbewust aan op het gewenste gevoel en gedrag en draagt daarmee bij aan werkplezier waardoor productiviteit wordt gehoogd.
De medewerkers van Veldhoen + Company werken veel bij klanten en vanuit huis. Het kantoor van Veldhoen wordt daardoor met name gebruikt als ontmoetingsplek.

Virtuele omgeving
De virtuele omgeving heeft betrekking op alle middelen die flexibel werken ondersteunen. “Zolang ICT de aard van werken, de activiteiten, volledig ondersteund kan er net zo goed in de achtertuin of op het strand worden gewerkt”, aldus van der Haar. Als informatie altijd en overal beschikbaar is, is het draadloze en draagbare kantoor geen fictie maar realiteit.

Alle medewerkers beschikken over een laptop en een smartphone en zijn zo overal bereikbaar. Ook bij de keuze van ondersteunende middelen duidt Veldhoen + Company op het nut eerst na te gaan voor welke activiteiten ze worden ingezet. Zo heeft het bedrijf gekozen voor het Apple platform omdat met dit platform de activiteiten virtueel samenwerken, communiceren en multimediaal presenteren optimaal ondersteunt wordt.

Software waarover medewerkers beschikken stelt ze in staat om virtueel samen te werken. Er is software voor 1-op-1 maar ook 1-op-veel videochat (iChat, van Apple). Daarnaast kunnen medewerkers van Veldhoen + Company virtueel samenwerken via Connect van Adobe en iChat van Apple. Dit stelt ze in staat gezamenlijk aan een stuk te werken zonder hiervoor fysiek bij elkaar te komen. Dit bespaart ontzettend veel reistijd en komt ten goede aan de productiviteit.

Mentale omgeving
De mentale omgeving heeft betrekking op de werkstijl en cultuur binnen een organisatie.

Volgens Van der Haar (alle drie de omgevingen zijn belangrijk, deze is m.i. de belangrijkste) is dit de belangrijkste omgeving. De fysieke omgeving en de virtuele omgeving maken gebruik van technologie en middelen die zich reeds hebben bewezen, zogeheten ‘proven-technology’. Voor een integrale implementatie is echter een aangepaste werkstijl nodig. Dit brengt veelal wijzigingen in hiërarchische structuren teweeg, want niet hiërarchie maar vertrouwen, betrokkenheid en gelijkheid zijn bij ‘het nieuwe werken’ belangrijke waarden.
De medewerkers van Veldhoen + Company zijn gedreven professionals, sterk in conceptueel en out of the box denken en de cultuur en zelfredzaamheid van Veldhoen + Company zit hen in de genen. Nieuwe medewerkers moeten hier soms aan werken, maar vaker is het een aanleiding om bij Veldhoen + Company te komen werken.
 
Binnen Veldhoen wordt geen speciale aandacht besteedt aan coaching van medewerkers omtrent het digitaal werken. Dit omdat het bij Veldhoen + Company diep verankerde waarden zijn en daarnaast door de lage gemiddelde leeftijd van de medewerkers. Bij organisaties waar dit niet het geval is wordt het ten zeerste aanbevolen wel specifiek hierop te coachen en te begeleiden wanneer men deze werkstijl introduceert. 

Invoering en promotie

Er is binnen Veldhoen + Company geen specifieke aandacht besteed aan promotie van het nieuwe werken, het is immers de aanleiding van oprichting. Veldhoen + Company duidt wel op het belang van een gestructureerde invoering voor bedrijven die ‘het nieuwe werken’ invoeren. Hierbij is het met name van belang dat de gehele organisatie wordt betrokken. Pas dan is acceptatie mogelijk en wordt het fundament gelegd voor blijvende voordelen. Daarnaast is er in de aanloop naar het nieuwe werken belang bij aparte coaching trajecten voor medewerkers en leidinggevenden. Beide type medewerkers moeten leren dat een open en eerlijk dialoog van groot belang is bij ‘het nieuwe werken’.

Veldhoen + Company laat het idee los dat managers moeten sturen en controleren op aanwezigheid. Door medewerkers vrij te laten ontstaat zelfredzaamheid en een zelfsturend karakter. Het projectmatig werken betekend dat medewerkers steeds minder individueel werken. Afstemming en sturing vind onderling plaats binnen (virtuele) projectgroepen.
Daarnaast kan natuurlijk altijd gesteld worden dat het delen van agenda’s, de chatprogramma’s en dergelijke ook een vorm van ‘aanwezigheid’ geven.

Leidinggevenden hebben regelmatig contact met medewerkers via videochat. In dit bilaterale overleg wordt kort aandacht besteedt aan lopende zaken en aan aspecten waar een medewerker tegen aan loopt.

Om binding met collega’s toch wat te ‘sturen’ is er elke vrijdag een kantoordag ontstaan. Het werken op kantoor is nog steeds volledig vrij. Er vinden dan met name ontmoetingen plaats en er wordt meer gewerkt in groepsverband of individueel. 

Baten

In de fysieke omgeving zitten de kosten o.a. in de vierkante meters kantoor. Door te meten wat de bezettingsgraad is kan worden geconstateerd of er te veel of te weinig kantoorruimte gebruikt wordt. Door vervolgens te analyseren welke activiteiten er worden uitgevoerd en de faciliteiten hierop af te stemmen realiseren organisaties een efficiënte en effectieve werkomgeving. Volgens van der Haar kan een gemiddeld kantoor met 80% van de fysieke ruimte af. Dat is een besparing van 20%, in sommige gevallen kan dit zelfs oplopen tot 40%.

De virtuele omgeving die tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maakt, maakt informatie overal toegankelijk. Dit stelt medewerkers in staat werkzaamheden uit te voeren zonder naar kantoor te moeten afreizen. Ditzelfde geldt voor het virtueel samenwerken tussen medewerkers.

In de mentale omgeving worden winsten geboekt door o.a. een betere werk-privébalans. De cultuur van vertrouwen en autonomie werkt tevens zelfontplooiing in de hand. “Medewerkers worden hierdoor productiever en de medewerkertevredenheid en medewerkertrots stijgt. Uit enquêtes bij klanten blijkt dat 8 van de 10 medewerkers aangeeft niet meer terug te willen naar de ‘oude’ situatie. Ze voelen zich gelukkiger in de nieuwe situatie. Hierdoor wordt Veldhoen + Company in de markt ervaren als een aantrekkelijke werkgever. Dit is belangrijk want de vergrijzing zet door, na de financiële/economische crisis is er weer krapte op de arbeidsmarkt.”, aldus van der Haar.

Veldhoen + Company meet de baten voor haar klanten door evaluaties uit te voeren. Dit is een quickscan na afronding van een project. Hierin wordt o.a. gemeten of ICT de werkzaamheden voldoende ondersteunt (kunnen medewerkers goed virtueel samenwerken, is alle informatie voldoende toegankelijk). Er wordt gemeten of de faciliteiten en kantoor inrichting goed zijn afgestemd op de activiteiten die worden uitgevoerd. En er wordt gemeten of inwerkprogramma’s toereikend zijn. Zijn medewerkers bijvoorbeeld zelfredzaam genoeg, hoe gaat het sturen en begeleiden op afstand. Deze quickscan wordt drie maanden na invoering afgenomen, na een jaar weer en na twee jaar nogmaals. Hiermee is een organisatie in staat nauwkeurig te meten waar moet worden bijgestuurd. 

Kosten

Voor Veldhoen + Company is ‘het nieuwe werken’ en de integrale benadering daarvan kosten besparend. Kosten die gemaakt worden op bijvoorbeeld ICT gebied worden volgens het bedrijf ruimschoots goed gemaakt door vermindering in reistijd, medewerkertevredenheid en kostenbesparing op het kantoorpand. Als voorbeeld een grote klant van Veldhoen, deze heeft een aantal investeringen gedaan in vergadersystemen van elk 150.000 euro. Elk systeem heeft een return on investement (terugverdientijd) van een half jaar door besparing op reis- en belkosten. Zo kan elk bedrijf, als goed wordt gekeken naar het type activiteiten en een goede aansluiting van ICT middelen haar kosten terugverdienen binnen afzienbare tijd.
Veldhoen + Company merkt in hun adviespraktijk dat het invoeren van deze manier van werken een omslag is voor bedrijven die nog niet zo werken. Ook voor dergelijke bedrijven is een kostenbesparing mogelijk door een integrale aanpak van het nieuwe werken. Er moet dan wel bewust aandacht besteed worden aan het begeleiden van medewerkers. 

Tips

Friso van der Haar van Veldhoen + Company stipt nogmaals aan hoe belangrijk het is dat een omslag naar ‘het nieuwe werken’ begint met een weloverwogen keuze/analyse. “Je moet er niet zomaar aan beginnen omdat het de nieuwe hype is. Daarnaast is het verstandig hulp in te schakelen van bedrijven die ruimschoots kennis en ervaring hebben op dit gebied en die een begeleidende rol kunnen vervullen.” Als je dan ook nog eens stilstaat bij de volgende aspecten zal invoering vruchten afwerpen:
- Weet wie je bent en wie je wilt zijn als organisatie: daarmee begint het. Dit betekent dat ‘het nieuwe werken’ geen one size fits all concept is. Waar sta je nu en waar wil je met ‘het nieuwe werken’ naartoe. Dit is de basis voor het ontwikkel- en implementatieplan.
- Doe het integraal! Ambities en strategie rondom de nieuwe manier van werken hebben pas kans als alle aspecten die ermee samenhangen aandacht krijgen.
- Het is nooit af! Volg ontwikkelingen op dit gebied. Blijf scherp op je eigen bedrijfsvoering en medewerker tevredenheid. Hieruit kunnen interne aanleidingen ontstaan om bij te sturen. Externe ontwikkelingen zitten met name op het gebied van ICT. De veranderingen in ICT bieden steeds nieuwe mogelijkheden. Volg ze niet zomaar, maar ga steeds uit van je eigen behoefte. 

Meer weten?

Friso van der Haar
Veldhoen + Company
Meerssenerweg 166
6222 AK Maastricht
T 043 - 363 89 89