Best practices telewerken in Nederland

In het kort

“In een moderne onderneming waarin de producten kenniswerkers de core business vormen is het van belang dat je niet teveel bijstuurt vanaf de zijlijn. Het management kan gewoon niet inhoudelijk sturen in deze tak van sport. Maar met de toegenomen vrijheid door tijd- en plaatsonafhankelijk werken komt ook de noodzaak extra zorg te dragen voor een gedeelde identiteit en binding van je mensen aan de organisatie. Dit kan op veel manieren maar voor Twynstra Gudde is er een de belangrijkste, stel de mens centraal en zorg goed voor je medewerkers!”

Mark Pel, manager service organisatie / groepscontroller, Twynstra Gudde. 

Duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en het welzijn van medewerkers zijn belangrijke waarden voor Twynstra Gudde. Door adviseurs en managers volledige vrijheid te geven in de uitvoering van hun werk, ze te ondersteunen met alle benodigde bedrijfsmiddelen en ze te voorzien van een uitermate uitgebreid mobiliteitsplan staat niets ze in de weg om zich te richten op wat echt belangrijk is: tevreden klanten persoonlijke professionele ontwikkeling en gewoon plezier in het werk.

Organisatie

Twynstra Gudde bestaat 45 jaar en telt ongeveer 450 medewerkers (FTE), waaronder circa 350 adviseurs. Kerncompetenties van Twynstra Gudde zijn project- en programmamanagement, veranderkunde en organisatiekunde.  

Vraagstuk

Twynstra Gudde heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Het begrip duurzaamheid neemt in het maatschappelijke debat een steeds centralere plaats in.
Geleidelijk groeit de overtuiging dat voor een écht duurzame samenleving het roer drastisch om moet. Twynstra Gudde draagt hieraan bij door het starten van een programma rondom duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Tal van initiatieven dragen bij aan duurzaamheid. Van slimmere inzet van mobiliteit, het creëren van flexibiliteit en daarmee het verminderen van de noodzaak tot reizen tot het werpen van een kritische blik op het huisvestingsbeleid. Het zijn slechts enkele voorbeelden en pas het begin. 

Maatregelen

Flexibiliteit en kantoor
Eigenlijk al zolang Twynstra Gudde bestaat worden adviseurs en managers volledig vrij gelaten in de manier waarop ze hun werk indelen, wanneer ze hun werk doen en hoe ze hun werk doen. “In deze tak van sport moet je je mensen vrij laten. Het type werk dat ze uitvoeren valt niet te sturen vanaf de zijlijn” aldus Mark Pel.
Twynstra Gudde heeft er bewust voor gekozen om de vrijheid met betrekking tot tijd- en plaatsonafhankelijke werken te beperken tot adviseurs en managers, de ‘mobiele medewerkers’. De onderneming hecht er waarde aan dat staf aanwezig is op kantoor. “Ondersteuning moet er gewoon zijn, dit is onderdeel van onze sociale benadering. Het secretariaat is de spil op de afdeling”, aldus Pel.

Binnen Twynstra Gudde zijn de staf en de directie dan ook de enige met een vaste werkplek, voor de rest zijn er flexwerkplekken. Het totale kantoor concept is dat van een huiskamer. Mensen moeten zich er prettig voelen, even weer onder elkaar, dat is belangrijk wanneer je medewerkers veel van hun tijd voor en bij klanten werken. Het secretariaat staat letterlijk en figuurlijk centraal in dit concept. Zij moeten altijd zichtbaar zijn, hierdoor zijn ze benaderbaar.

Ondanks dat de staf altijd aanwezig moet zijn staat het ze vrij om de roostering zelf in te vullen. Belangrijkste is dat het secretariaat van ‘s ochtends tot ‘s avonds bemenst is, de concrete invulling geven ze er zelf aan.

Mobiliteit en duurzaamheid
Twynstra Gudde stimuleert zijn medewerkers al 25 jaar om slimmer te reizen. De opbrengst van de daarmee gepaard gaande gedragsverandering telt voor de organisatie zwaarder dan de kosten die ermee gemoeid zijn. Elke medewerker beschikt over een NS-Business Card waarmee ze zonder beperking door het land kunnen reizen per trein. Twynstra Gudde was het eerste bedrijf in Nederland die deze NS-kaart introduceerde en medewerkers maken dan ook meer kilometers per trein dan die van welk ander bedrijf ook.
Hiernaast beschikken medewerkers over een leaseauto. “Aan de leaseregeling wordt niet getornd”, aldus Mark Pel, “onze adviseurs moeten zo mobiel mogelijk zijn, en soms is de auto nu eenmaal de beste optie”. Een zogeheten MobiSafe (een in de auto verankerde kluis) maakt het voor medewerkers nu zelfs gemakkelijk om adhoc te besluiten de auto te parkeren en per trein verder te reizen. Alles dat je niet mee wilt sjouwen ligt dan namelijk veilig achter in de auto.

Technologie en middelen
Adviseurs van Twynstra Gudde worden maximaal voorzien van elektronische bedrijfsmiddelen als laptops, mobiele telefoons, printers, blackberries en (tele)conferencecards.
De laptops beschikken over een zogeheten HSDPA-technologie. Dit is een vorm van highspeed mobiel internet. Hiermee zijn adviseurs in staat om overal te werken en toegang te krijgen tot gegevens op het bedrijfsnetwerk. Bij Twynstra Gudde is het kantoor allang draagbaar. 

Invoering en promotie

Doordat flexibel werken het bedrijf in de genen zit en er eigenlijk altijd al zo gewerkt is heeft er geen invoering van een specifieke maatregel hieromtrent plaatsgevonden. Wel wordt bij aanname van adviseurs beoordeeld of een kandidaat in staat is om op eigen benen te staan en proactief te handelen. Bereidheid om te leren en het prettig voelen bij vallen en opstaan zijn belangrijke kernkwaliteiten van de echte TG-er. Voor de rest is het toch met name ‘learning on the job’. Kijken hoe je collega’s het doen en je draai vinden.

Sociale cohesie en aandacht voor de medewerker
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun werk en de uitvoering ervan. “Op het moment dat je zelf het stuur wilt pakken, voor je eigen ontwikkeling, voor je marktontwikkeling, voor je ambities, moet je dat gewoon uitspreken en kun je daarvoor gaan. Zelf moet je goed bewaken of je niet over de streep gaat”, aldus Joost Voerman.
De cultuur binnen Twynstra Gudde is die waarin de mens centraal staat. Het bedrijf kent een open vertrouwenscultuur waarin medewerkers elkaar kennen en voor elkaar klaar staan. De drempel om op de rem te trappen als het even niet meer gaat is dan ook klein en het bedrijf is hierin alles behalve star. Als een medewerker aangeeft even rust te moeten nemen is die ruimte er. Alles wordt zoveel mogelijk per medewerker bekeken. Dat betekent dat er geen starre arbeidsvoorwaarden zijn die alles tot in detail vastleggen. “Daarmee voorkom je een hoop ellende. Binnen de grenzen die je met elkaar afspreekt geef je elkaar de vrijheid voor individuele afwijking. Gewoon accepteren dat niet alle gevallen gelijk zijn. Gelijkheid in verscheidenheid”, aldus Pel. Ter illustratie geeft Voerman het volgende voorbeeld:
“Een van mijn medewerkers vergezelde haar partner regelmatig bij zakenreizen naar het buitenland. Zij koos ervoor om in de ochtenden een paar uur vanuit de hotelkamer te werken. Dit ging prima, en waarom ook niet! Het gaat om maatwerk. Specifieke situaties kun je niet vastleggen in algemene arbeidsvoorwaarden”.

Om binding met het bedrijf te houden wil Twynstra Gudde dat medewerkers ten minste een keer per week op kantoor komen. Dit kan niet altijd en er wordt ook niet hard op gestuurd, maar in een branche waarin je medewerkers vaak bij klanten zitten is het van belang dat je een gedeelde identiteit en onderlinge binding hebt. Twynstra Gudde heeft zo haar eigen manier om dit te bewerkstelligen. Enerzijds door een fysiek inspirerende, uitnodigende en haast gemoedelijke setting. Anderzijds door veel aandacht voor de mens, er moet goed gezorgd worden voor medewerkers. Dit komt tot uiting in erg goede facilitaire zaken: een luxe restaurant waar medewerkers niet hoeven af te rekenen, een TG Café waar medewerkers elkaar en klanten treffen, stoelmassages en fysiotherapie. Door je medewerkers kwaliteit en zorg te bieden blijkt dat je om ze geeft.
Ook het secretariaat vervult hierin een centrale rol, zij staan midden in de groep en organiseren jaarlijks excursies. Het verbaast Voerman telkens weer hoe goed medewerkers elkaar kennen. “De TG-er vindt de mens nu eenmaal belangrijk en neemt geen genoegen met enkel een hardwerkende collega, ze willen elkaar kennen”.

Mobiliteit
Ten tijde van de uitrol van de NS-Business Card koost Twynstra Gudde voor een uitrol met veel interne publiciteit. De afdeling communicatie schreef daarvoor een communicatieplan, doel was een groot draagvlak te creëren. Inmiddels maakt het bedrijf al vier jaar gebruik van de NS-kaart en kan het met trots zeggen dat medewerkers meer kilometers per trein maken dan die van welk ander bedrijf ook!

Twynstra Gudde stimuleert de keuze voor hybride auto’s door financiële prikkels, en sinds 2009 worden alleen nog leaseauto’s met een A/B/C-label beschikbaar gesteld. Ook fietsgebruik wordt gestimuleerd, mede door het vergoeden van de kosten voor een goede en veilige fietsenstalling. Vanaf 1 januari 2009 geldt bovendien een reisvergoeding voor per fiets afgelegde kilometers.
Het leasebeleid, de beschikking over verschillende vervoersmiddelen en recent de initiatieven rond vervoer per fiets zijn voor Twynstra Gudde logische stappen naar een duurzame en maatschappelijk verantwoorde manier van ondernemen. 

Baten

Doordat alle adviseurs van Twynstra Gudde werken op flexplekken is het aantal vaste werkplekken gering. Dit betekent dat het kantoor aanzienlijk minder vierkante meters beslaat dan bij een traditionele opzet. Dit bespaart niet alleen kosten maar heeft ook gunstige consequenties voor energieverbruik en de CO2-uitstoot. Twynstra Gudde meet CO2 uitstoot in aantallen bomen die ze besparen. In 2008 waren dat er 11.800. Het kantoor is tevens voorzien van de nodige energiebesparende maatregelen zoals automatisch dovend licht bij inactiviteit.

De investering in het bedrijfsrestaurant, fysiotherapie, de beschikking over verscheidenheid aan vervoermiddelen leveren volgens Twynstra Gudde een belangrijke gedragsverandering die meer waard is dan bijkomende kosten. Ze zorgen voor sterkere binding met het bedrijf, de TG-identiteit, waardoor verloop afneemt en medewerkers zich inzetten voor de organisatie. Geef je medewerkers de persoonlijke aandacht die ze verdienen en zij zullen zich inzetten voor de onderneming.

Door technologische bedrijfsmiddelen ter beschikking te stellen wordt het woon-werkverkeer beperkt en hoeft er in mindere mate tijdens spitsuren gereisd te worden, waardoor de filedruk niet verhoogd wordt.

Door het flexibele mobiliteitsbeleid kan een medewerker de keuze voor vervoer afstemmen op het werk dat hij wil doen. Medewerkers geven aan voornamelijk in de auto te stappen als ze veel telefoongesprekken moeten voeren en in de trein te stappen als ze alvast willen werken tijdens de reis. In 2008 was de mobiliteitsverhouding als volgt: 18% van de gereden kilometers waren per OV en 82% per leasewagen. Voor 2009 wordt een verdere verschuiving richting het OV verwacht.
Dit heeft een stijging van productiviteit tot gevolg. Joost Voerman geeft een voorbeeld:
“Door regelmatig per trein te reizen ben ik in staat al om zeven uur te beginnen met mijn werk. Collega’s anticiperen hier op en zetten ’s avonds vast een en ander voor me klaar. Zo heb ik eens in een project gezeten waarbij ik vroeg begon en een collega met name ’s avonds laat werkte. Zo konden we inhoudelijk razendsnel meters maken en het project bleef daarmee ook financieel beheersbaar. Dat zijn ook voordelen van tijdsonafhankelijk werken”. 

Kosten

Op een totale omzet van 71 miljoen euro bedragen de mobiliteitskosten circa 4 miljoen euro. Ten opzichte van het totale mobiliteitsbudget zijn de kosten van de NS-Business Card beperkt. Bovendien worden ze ruimschoots gecompenseerd door de toename van het aantal declarabele uren.

De vrije manier van werken en het ontbreken van hiërarchische lijnen past niet iedereen. Er zijn junioren maar ook senioren die tussen wal en schip vallen en uiteindelijk het bedrijf verlaten. Gelijkheid, collegialiteit en zelfstandigheid zijn belangrijke waarden binnen Twynstra Gudde. 

Tips

Joost Voerman en Mark Pel geven enkele tips voor bedrijven die ‘het nieuwe werken’ willen invoeren:
- Begin niet bij de beperkingen of de kosten. Durf te proberen op basis van aannames. Eerst denken aan de toegevoegde waarde, dan pas aan de kosten en opbrengsten.
- Fun: acties kunnen ook ludiek zijn! Het mag met een glimlach, maak lol. Maak het niet te zwaar. Keep it simple. Je dient maar een doel en dat is beter efficiënter aantrekkelijker werken mogelijk maken.

Daarnaast geven Voerman en Pel een aantal algemene aandachtspunten. Wanneer we in Nederland, in de wereld, toe willen naar een flexibele werk ethos dienen er een paar fundamentele zaken te veranderen:
- De eerste is de starheid van de meeste CAO’s, ARBO-regelingen en fiscale maatregelen. Deze leggen alles aan banden en maken het lastig voor werkgevers om flexibiliteit in te voeren. Dit zijn hele essentiële beperkende factoren. Voerman en Pel geven aan dat er gedacht moet worden vanuit de geest van de regeling: Wat wil je ermee bereiken, tracht dat te vangen in kaders maar leg niet alles uitputtend vast.
- De tweede is de noodzaak voor een nieuw type leiderschap. In het bedrijfsleven en in het algemeen. Leiderschap dat mensen aanspreekt op hun verantwoordelijkheid en niet alles tot in detail wil regelen. Dat is gewoonweg niet mogelijk. Een goed leider ondersteund en maakt dingen mogelijk. Dat kan alleen bij flexibiliteit, te grote regeldruk is killing.
- Ten derde is er veel winst te halen als de overheid als grootste aanjager van mobiliteit, duurzaamheid en flexwerken het goede voorbeeld zou geven. 

Meer weten?

Twynstra Gudde Adviseurs en Managers
Stationsplein 1
3818 LE Amersfoort

Joost Voerman, partner
T 06 53389300  E jvr@tg.nl

Mark Pel, manager service organisatie / groepscontroller
T 06 51173911 E mpe@tg.nl