Best practices telewerken in Nederland

In het kort

“Door de introductie van Rabo Unplugged wil de Rabobank een aantrekkelijke en inspirerende werkomgeving creëren die haar medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk en die nieuw potentieel aantrekt. “Het is ooit begonnen, wordt almaar groter en is niet te stoppen. Het is een soort geloof.” 

Pieter Ketting, programma manager Rabo Unplugged 

Rabo Unplugged is een intern programma van Rabobank Nederland. Medewerkers krijgen een verregaande verantwoordelijkheid om opdrachten op hun eigen manier uit te voeren. Ze bepalen zelf tijd en plaats van werken. Dat is goed voor de motivatie en prestaties en het vermindert bovendien het aantal woon-werk-kilometers.

Organisatie

De Rabobank is een Nederlandse bank die bestaat uit 153 zelfstandige coöperaties die alle een eigen bankvergunning van De Nederlandsche Bank bezitten.
Rabobank Nederland ondersteunt en adviseert de lokale Rabobanken. Ze ontwikkelt bijvoorbeeld nieuwe financiële diensten. Daarnaast worden er voor lokale coöperaties taken uitgevoerd op het gebied van financiën, personeelsbeleid en ICT. In opdracht van De Nederlandsche Bank voert Rabobank Nederland toezicht uit op het beheer en de administratie van de lokale Rabo-coöperaties. 

Vraagstuk

Hoe bind je goede mensen aan je bedrijf? Dat is volgens Rabobank één van de grootste vraagstukken voor de komende tien jaar. De steeds krappere arbeidsmarkt vraagt om actie op dit vlak. Het is belangrijk dat je je huidige en toekomstige medewerkers wat te bieden hebt. Jong en oud wil zich ontplooien, ontwikkelen en mede verantwoordelijkheid dragen voor het klantresultaat. De afstemming van werk-privé, het carrièrepad dat ze volgen en de manier waarop ze hun werk uitvoeren zijn in toenemende mate een selling point in de keuze voor een werkgever. 

Maatregelen

Maatregelen
Rabo Unplugged richt zich op de gehele organisatie van Rabobank Nederland. De nieuwe manier van werken zorgt voor effectiviteit, gemotiveerde medewerkers en vooral: de focus op de in- en externe klant. Waar en wanneer iemand zijn werk doet, is niet meer van belang. Wat telt is het resultaat met de gewenste kwaliteitscriteria. Daarnaast zorgen flexibele werkvormen voor een flinke vermindering van het aantal woon-werk-kilometers.

Het programmateam van Rabo Unplugged ondersteunt teams en medewerkers bij deze nieuwe manier van werken. Het Nieuwe Werken is er voor iedere werknemer.

Bij de invoering van het programma zijn drie omgevingen benoemd: de fysieke, virtuele en mentale omgeving.

Fysieke omgeving
Dit betreft de fysieke inrichting van kantoren. Het is belangrijk werkplekken op het kantoor af te stemmen op de activiteiten die daar uitgevoerd worden. ‘`Werken is bewegen’ is een kreet die vaak gebruik wordt bij de diverse presentaties binnen Rabobank. Afhankelijk van de activiteit werkt de medewerker alleen of met anderen op de werkplek die op dat moment optimaal is voor het bereiken van het verlangde resultaat. Het gebouw nodigt uit tot kennis delen met andere functies en disciplines op de verschillende ‘vloeren’. Dit kan leiden tot verhelderende inzichten en innovatieve ideeën. Daarnaast is het contact tussen medewerkers kwalitatiever, men zoekt elkaar immers bewust op en maakt bewust tijd voor elkaar vrij.
 
Hiermee stapt Rabobank af van het traditionele kantoorconcept met vaste werkplekken. Doordat de medewerker plaats- en tijdonafhankelijk werkt, kan het gebouw efficiënter ingezet worden dan in traditionele kantoren.
Virtuele omgeving
Technologie maakt het mogelijk om overal bereikbaar te zijn en vanaf elke willekeurige plek bestanden, informatie en systemen te gebruiken.
Rabobank geeft elke medewerker een laptop en een standaard GSM of Smartphone.
Met deze aanpak draagt de virtuele wereld daadwerkelijk bij tot ‘Het Nieuwe Werken’ en kan de medewerker activiteitgericht, ondersteund door mobiele devices, zijn of haar werk thuis, op kantoor of elders doen. Vanzelfsprekend zijn de systemen vanuit het oogpunt van security zowel in- als extern goed beveiligd, ter bescherming van de klant, medewerker en organisatie.
Mentale omgeving/transformatie
Deze omgeving richt zich op de transformatie in denken en handelen van mensen. Zo’n transformatie is nodig om met de nieuwe manier van werken aan de slag te gaan. Rabobank investeert hierin door aan medewerkers en managers ondersteuning te bieden. In de vorm van bijvoorbeeld persoonlijke scans, organisatiescans, workshops, trainingen en consultancy. Dit vergt meer tijd en is een grotere uitdaging dan het veranderen van de fysieke inrichting en het beschikbaar stellen van technologie.

‘Rabo Unplugged gaat uit van vertrouwen. De manager krijgt het vertrouwen van zijn medewerkers door eerst zelf het vertrouwen aan hen te geven,’ legt Pieter Ketting uit. De verantwoordelijkheid wordt zo laag mogelijk in de organisatie belegd. De medewerkers krijgen de vrijheid en verantwoordelijkheid bij de invulling van hun werk. Veel regels zijn daardoor overbodig geworden. Het resultaat is maatgevend.

Deze manier van werken werkt ondernemerschap in de hand. Medewerkers spreken met hun klant af wat het gewenste resultaat is, stemmen dit af met hun manager en zijn vervolgens vrij in de manier waarop en waar zij dit bewerkstelligen.

Managers spelen een cruciale rol in dit veranderproces. Zij spreken het resultaat en de randvoorwaarden af met medewerkers en sturen op output, niet op proces. Zij krijgen een ondersteunende rol. Dat betekent dat zij waar mogelijk hun medewerkers coachen bij het uitvoeren van werkzaamheden, hierbij wordt ook ondernemerschap van de medewerker zelf verwacht.

Door middel van diverse meetinstrumenten wordt naast Het Nieuwe Werken ook de klant- en medewerkertevredenheid getoetst en geëvalueerd. 

Invoering en promotie

Naast vertrouwen is verleiden ook een kernbegrip binnen Rabo Unplugged. De medewerker en de manager worden verleid te gaan werken volgens het Rabo Unplugged-concept.

Het Unplugged-programmateam benadert alle afdelingen binnen Rabobank Nederland en tracht deze afdelingen te verleiden tot Het Nieuwe Werken. Daarna begeleidt het programmateam de invoering ervan. Een afdeling die op Het Nieuwe Werken over gaat benoemt binnen haar eigen organisatie een transformatiemanager, die ondersteund door het Rabo Unplugged programmateam, het nieuwe werken op de afdeling in gang zet. Dit verleiden van afdelingen kost veel tijd maar Pieter Ketting is ervan overtuigd dat dit ten goede komt aan de adoptie van de nieuwe manier van werken op afdelingen.

Het Unplugged-programma streeft ernaar de beste mensen uit de markt aan te trekken. Bij werving van nieuwe medewerkers wordt dan ook stilgestaan bij deze nieuwe vorm van werken. 

Baten

De voornaamste kostenbesparingen zitten in het slim uitnutten van het gebouw. Medewerkers hebben naast een werkplek op kantoor ook de mogelijk om thuis of elders te werken. Ze hebben daarnaast de vrijheid om van de vroege ochtend tot laat in de avond in het gebouw te werken. Het zal duidelijk zijn dat meer medewerkers gebruik maken van zo’n pand dan in het traditionele concept. Een deel van de bovenstaande besparingen gaan in de exploitatie teniet door hogere ICT-kosten. Verder laten de praktijkvoorbeelden binnen en buiten de bank zien dat naast deze kostenbesparingen, significante baten bereikt worden op het vlak van productiviteit bij invoering van Het Nieuwe Werken.
 
Medewerkers geven in enquêtes aan dat ze meer uren werken dan vroeger. Dit komt met name doordat reistijd minder wordt en veel medewerkers deze reistijd inruilen voor concrete werktijd. Daarnaast geven medewerkers aan dat ze thuis nog wel eens doorwerken, simpelweg omdat ze graag iets willen afronden. De enquête leert tevens dat de meeste medewerkers de extra inspanning kunnen rechtvaardigen tegenover zichzelf. Het leidt namelijk tot arbeidstevredenheid: meer plezier in het werk, betere balans tussen werk en privé, tevreden klanten en een tevreden manager. Het Nieuwe Werken is natuurlijk niet 1-op-1 toepasbaar voor iedere medewerker of manager. Op dit vlak is dan ook managementactie gewenst. 

Kosten

Zie de beschrijving van kosten en baten onder Baten. 

Tips

Pieter Ketting geeft de volgende aandachtpunten:

• Vertrouwen – Het Unplugged-programma betekent dat men met elkaar het diepe in gaat. Wederzijds vertrouwen is essentieel voor het welslagen van het programma.

• Resultaat - Medewerkers en managers moeten heldere afspraken maken over het gewenste resultaat. Pas als volkomen helder is wat er van een medewerker wordt verwacht, dan kan deze in alle vrijheid en vertrouwen hieraan werken.

• Fysiek, virtueel en mentaal – Geef elk van de drie omgevingen (fysiek, virtueel en mentaal) de juiste aandacht. Het stelt je in staat Het Nieuwe Werken integraal op te pakken. 

Meer weten?

Mail naar unplugged@rn.rabobank.nl