Best practices telewerken in Nederland

In het kort

“Bij MoneyPenny zien we een kantoor als een noodzakelijk kwaad. Je moet ergens gevestigd zijn, maar mijn werknemers mogen helemaal zelf bepalen waar ze werken. Op ons kantoor zijn vier werkplekken voor zeven vaste werknemers. En de plekken zijn nooit allemaal bezet, wij werken vaak vanuit huis. Dat geldt ook voor de werknemers die wij detacheren. Zo’n 50 procent van de gedetacheerden werkt niet op locatie bij de opdrachtgever. Dat geeft hen enorm veel vrijheid, precies wat zij als professional nodig hebben.”

Marianne Sturman, directeur Moneypenny 

Volledig tijd- en plaatsonafhankelijk werken, op tijden dat het een werknemer schikt. Op afstand en toch dicht betrokken bij het bedrijf waar iemand –vast of tijdelijk - wordt ingeschakeld. Zodat ook professionals die flexibeler, parttime of vanuit huis willen werken, inzetbaar zijn voor bedrijven. De filosofie van Moneypenny (‘managers van het nieuwe werken’) legt het bedrijf geen windeieren. Zeven vaste medewerkers houden vanuit een klein kantoor of vanuit huis zo’n 150 mensen per maand aan het werk. Thuis of bij opdrachtgevers. Het levert enorme mobiliteitsvoordelen op en zorgt ervoor dat Moneypenny hogere rendementen behaalt.

Organisatie

Moneypenny brengt organisaties en gekwalificeerde arbeidskrachten bij elkaar. Daarbij kan het gaan om korte of langdurige werkzaamheden. In vaste dienst of in de vorm van detachering. De professionals van Moneypenny zijn actief op het terrein van ondersteunende stafdiensten: secretarieel en administratie, personeel & organisatie, marketing, communicatie, juridische zaken en financiën. Zij zijn vooral op zoek naar flexibele arbeidstijden, deeltijd en/of thuiswerk. De organisatie – die bestaat uit slechts zeven vaste krachten - heeft gemiddeld 150 mensen per maand aan het werk voor klanten. Zij werken vanuit huis of op locatie bij de klant. De omzet in 2008 bedroeg 2,3 miljoen euro. Moneypenny, dat bestaat sinds 2000, noemt zichzelf ‘manager van het nieuwe werken’ en geeft ook advies aan bedrijven die hiertoe willen overgaan. 

Vraagstuk

Het vraagstuk van Moneypenny – en de basis van de bedrijfsvoering – is de vraag hoe het arbeidspotentieel van hoger opgeleide professionals beter kan worden benut. Deze groep wil graag meer flexibiliteit, door bijvoorbeeld meer hun eigen tijd te kunnen indelen of om meer te werken vanuit huis. Werkgevers kunnen dit niet altijd bieden. Maar wie inspeelt op het verlangen naar flexibiliteit kan op een krappe arbeidsmarkt een groot potentieel van hoogwaardige medewerkers benutten. Deze professionals werken vaak onafhankelijk van tijd en plaats. Het gaat erom dát er gewerkt wordt en niet waar en wanneer, volgens Moneypenny.
Deze filosofie draagt het bedrijf uit richting klanten. En het werkt zelf volgens deze gedachte. Dat levert veel voordelen op, ook op het vlak van mobiliteit. Wat komt er allemaal kijken bij zo’n aanpak? 

Maatregelen

Moneypenny heeft geen specifiek nieuwe maatregel ingevoerd; flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn immers vanaf de start in 2000 de core-business van het bedrijf. Het bedrijf heeft in dat opzicht een voorsprong op bedrijven die een omslag willen maken naar het ‘nieuwe werken’; die zullen extra moeite moeten doen om hun werkwijze te veranderen. Moneypenny niet.

De centrale vraag bij Moneypenny is altijd: wat voor taken moet iemand uitvoeren en in hoeverre is hij daarbij afhankelijk van een werkplek? Het is de overtuiging van directeur Marianne Sturman dat werknemers meer plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken, veel meer dan nu gebeurt.

Zo werkt de recruiter van Moneypenny altijd vanuit huis en neemt ze sollicitatiegesprekken met potentiële kandidaten helemaal online, via een internet applicatie en webcam. Zie de voordelen van deze aanpak onder ‘Baten’.

In een bedrijf als Moneypenny is goede ICT de basis voor efficiënte bedrijfsvoering. De technologische middelen zijn zo ingericht dat iedereen die via Moneypenny is gedetacheerd altijd bij systemen en informatie kan (bijvoorbeeld het urenregistratiesysteem). Ook maakt het bedrijf gebruik van VoIP-technologie voor bellen, bellen via internet dus. Deze technologie stelt medewerkers in staat om overal ter wereld bereikbaar te zijn op hetzelfde nummer, als er maar internetverbinding is. Daarnaast is deze technologie erg flexibel in functies als doorschakelen en het opzetten van conference calls.

Moneypenny maak gebruik van een zogeheten terminal-server-oplossing (van leverancier Citrix, zie ook onder ‘Best Practices’ hoe Citrix ‘het nieuwe werken’ intern heeft ingericht) voor het beheren en toegankelijk maken van bestanden. Het systeem stelt medewerkers in staat altijd en overal bij hun informatie te komen. 

Invoering en promotie

De mentaliteit van flexibel werken zit vanaf het begin in 2000 ingebakken in de cultuur van Moneypenny. Er is geen speciale aandacht besteed aan de omslag van ‘normaal werken’ naar ‘het nieuwe werken’ en ook aan interne promotie is geen aandacht besteed. Het is overigens geen verplichting om zo te werken; de secretarieel medewerker en de debiteurenadministratie werken nog vaak vanuit Abcoude, en niet thuis.
Wat betreft het uitdragen van het ‘nieuwe werken’ bij potentiële professionals en opdrachtgevers; dat is vooral gebeurd via free publicity en de website van de onderneming. Ook zet het bedrijf regelmatig een Adwords-campagne (van Google) in om de juiste professionals en opdrachtgevers aan te trekken.

Het nieuwe werken vraagt iets van de manager. Die ziet zijn/haar medewerker minder vaak; de basis voor de samenwerking is dat je elkaar over en weer het vertrouwen geeft, dat is de visie van Moneypenny. Je moet goede afspraken maken. De manager moet erop vertrouwen dat een afspraak wordt nageleefd. En de werknemer moet transparant zijn in wat hij/zij wanneer doet. Met andere woorden, hij moet bereid zijn zich te laten controleren.

Het feit dat medewerkers elkaar minder zien wanneer ze op afstand werken, ziet Moneypenny overigens niet als probleem, maar als voordeel. Communicatie wordt functioneler, medewerkers en managers moeten actiever communiceren. Dat maakt de band juist sterker, zo blijkt uit een metastudie van 46 wetenschappelijke studies naar telewerken (Gajendran en Harrison, 2007). 

Baten

Voor vaste werknemers en gedetacheerde professionals:
• zelf tijd en plaats bepalen bij het uitvoeren van de werkzaamheden, uiteraard als de opdracht en de werkzaamheden dit toelaten
• mogelijkheid om deeltijd, flexibel en vanuit huis te werken (daar moet een medewerker overigens wel mee om kunnen gaan, soms is dat ook een handicap)
• sterkere band met de opdrachtgever/werkgever omdat communicatie pro-actiever en betekenisvoller gebeurt (je moet elkaar actief opzoeken)

Voor werkgever:
• grotere kans om de juiste persoon voor de juiste job te vinden. Waar deze woont is niet meer van belang
• meer kans om goede mensen te binden aan het bedrijf. Hoe flexibel wil je zijn? In principe is alles mogelijk
• kostenbesparing op huisvesting, waardoor hogere marges te halen zijn in vergelijking met concurrenten
• besparing op reiskosten en niet productieve (reis)tijd
• mogelijkheid om flexibeler HRM-beleid te voeren.

Voorbeeld online sollicitatiegesprekken
Door sollicitatiegesprekken online te doen, bespaart Moneypenny veel tijd. Er is geen reistijd en er zijn geen reiskosten. Moneypenny geeft tevens aan dat een online gesprek korter is en als intensiever wordt ervaren dan een face-to-face gesprek. Hierdoor kan één recruiter meer gesprekken voeren en het bedrijf hoeft geen extra recruiters aan te nemen om een eventuele reisafstand te overbruggen. Gemiddeld heeft de recruiter 20 online interviews per maand. De gemiddelde reisafstand die de recruiter dan niet hoeft af te leggen schat Moneypenny op ongeveer 150 km per week. Die kilometers (a euro 0,19 ct/km) hoeft Moneypenny niet te vergoeden. Het sollicitatiegesprek neemt ongeveer een uur in beslag, Moneypenny schat dat dit 60 procent minder tijd kost dan een live interview.

In totaal schat het bedrijf dat de productiviteit per werknemer 7 procent toeneemt door de flexibele werkoplossingen. 

Kosten

De grootste kostenpost, die in vergelijking met andere bedrijven wat hoger ligt, is die van de ICT-infrastructuur (telefonie, internet, servers). Een ICT-bedrijf regelt dit helemaal voor Moneypenny. De kosten komen op zo’n euro 67,50 per medewerker, per maand. Voor gedetacheerden die het ICT-platform gebruiken (niet iedereen heeft dit nodig) geldt hetzelfde bedrag. Eén van de businesspijlers is om de vaste kosten (vooral gebouwen!) zo laag mogelijk te houden en zoveel mogelijk te werken met variabele kosten. Dus als er drie medewerkers extra worden gedetacheerd, dan betaalt Moneypenny voor extra ICT-ondersteuning van alleen deze medewerkers, niet meer en niet minder. 

Tips

Vanwege de expertise die Moneypenny sinds 2000 heeft met het ‘nieuwe werken’, geeft het bedrijf sinds kort ook advies aan organisaties die hierop willen overstappen. De drie belangrijkste pijlers voor organisaties die hiertoe willen overgaan, zijn voor Moneypenny:
- een goede communicatie; wat ben je precies van plan en waarom, wie betrek je erbij?
- goede aansturing; welke stappen moet je van begin tot eind zetten, wat vraagt dat van het management?
- opleiding; begin er niet zomaar aan, maar bereid medewerkers en managers voor, leid ze op. Doe eerst een pilot en pak het stapsgewijs aan

Het is raadzaam om te vernieuwen op het moment dat er een concrete aanleiding voor is. Bijvoorbeeld:
- een verhuizing
- moeite om geschoold personeel te vinden in het werkgebied
- overstap naar maatschappelijk verantwoord ondernemen
- noodzakelijke kostenbesparing
Bij al dit soort factoren kan flexibel werken (een deel van) de oplossing zijn.

Houd rekening met weerstand. Het zit in onze werkcultuur ingebakken dat je ‘naar je werk gaat’ en veel managers ‘willen hun mensen zien’. Voor Moneypenny zijn dit stereotiepe beelden waar sommige bedrijven maar moeilijk van af komen. 

Meer weten?

Moneypenny
Amsterdamsestraatweg 26
1391 AB Abcoude

p/a Postbus 75010
1070 AA Amsterdam

Marianne Sturman
Managing Director
T (020) 4260760  E marianne.sturman@moneypenny.nl