Best practices telewerken in Nederland

In het kort

Flexibel werken
“Dat nieuwe werken is eigenlijk al heel oud. Iedereen die weleens gestudeerd heeft, is eigenlijk allang gewend aan dat ‘nieuwe werken’. Wat juist raar is, is dat je na het studeren opeens van 9 tot 5 achter een bureau moet zitten.
Door flexibiliteit integraal onderdeel te maken van de bedrijfsvoering van Microsoft hebben we hoog gescoord op medewerkertevredenheid in gebieden als goede ‘work-life balance’ en ‘great place to work’, zo is Microsoft werkgever van het jaar geworden, A Great Place To Work onderscheiding 2009”.

Gonnie Been, Communicatie Manager Microsoft 

De wereld vraagt om een nieuwe manier van werken. Thema’s als transparantie, individu aan de macht en medewerker autonomie spelen hierbij een steeds grotere rol. Deze trends zijn mede veroorzaakt door technologie. Dit deed Microsoft als technologie concern beseffen dat zij hiervan een van de veroorzakers zijn en dat zij een verantwoordelijkheid heeft de wereld te helpen bij een juiste invulling. Dit begint bij het geven van het goede voorbeeld, want “welk recht van spreken heb je als je niet zelf je technologie gebruikt zoals deze bedoeld is?”, aldus Gonnie Been.
Het geven van meer vrijheid aan medewerkers heeft voor Microsoft niet alleen geleid tot een voorbeeldfunctie maar ook tot hogere medewerkertevredenheid en hogere weerbaarheid in een globaliserende wereld.

Organisatie

Microsoft ontwikkeld hard- en software voor het bedrijfsleven en de consumentenmarkt. Dit doen zij op een zeer breed terrein. Zo ontwikkelen ze besturingsystemen voor PC’s en servers, webdiensten als zoekmachines, communicatiemiddelen als Office communicator, MSN messenger, productiviteitsoftware als Microsoft Office en nog veel meer. Hiermee heeft Microsoft een grote rol gespeeld in het digitaliseren van werkprocessen en communicatie stormen.
Daarnaast ontwikkelt Microsoft op het gebied van entertainment de nodige innovaties. Denk hierbij aan de Xbox en computer games, Mediacenter software, draagbare mediaspelers en innovatieve concepten als Project Nathal.
Microsoft heeft haar missie geformuleerd als “Your potential, our passion” en maakt dit waar door ontwikkeling van producten en het geven van het juiste voorbeeld bij de inzet van deze producten. 

Vraagstuk

Software is de laatste decennia sterk geëvolueerd en de manier waarop informatie beschikbaar is, is sterk veranderd. Daarbij zijn communicatie middelen dermate krachtig geworden dat ze de manier waarop mensen samenwerken voor goed hebben veranderd. Microsoft realiseert zich dat ze medeverantwoordelijk is voor deze veranderingen en wil een voorbeeldfunctie innemen. Dit doet het bedrijf door eigen technologie op de juiste manier in te zetten binnen het eigen bedrijf maar ook bij klanten. Juiste aanwending van technologie kan bijdragen aan productiviteit en kostenbesparing.
Voorafgaand aan de invoer van ‘het nieuwe werken’ heeft Microsoft onderzoek gedaan naar medewerkertevredenheid op gebieden als werk-privébalans en persoonlijke ontplooiing en is een productiviteitsmeeting gedaan bij medewerkers.

Medewerkers gaven aan vaak niet exact te weten waarmee ze bezig waren of waarom ze hiermee bezig waren. Medewerkers gaven aan dat dit soms demotiverend was. Dat ze maar wat deden, maar niet echt efficiënt werkten. Dit had tot gevolg dat medewerkers soms moeite hadden het werk helemaal los te laten na een dag werken, want wat doe ik nu precies en waarom? Medewerkers scoorden hun tevredenheid met betrekking tot werk-privébalans op een schaal van 1 tot 10 slechts een 5,6.

Het slogan “Your potential, our passion” is voor Microsoft even toepasbaar op de markt als op haar eigen werknemers. Om een gezondere werkcultuur te creëren heeft Microsoft zich tot doel gesteld zoveel mogelijk het potentieel van haar medewerkers te ontwikkelen en benutten. De manier waarop Microsoft dit doet is door een programma van flexibilisering door te voeren in de gehele organisatie. Dit programma is niet eindig en heeft geen vooraf vastgesteld karakter. “Het is een reis”, aldus Gonnie Been. Het programma richt zich in beginsel op het verhogen van vrijheid en mobiliteit van medewerkers. 

Maatregelen

Technologische maatregelen
Alle medewerkers hebben een laptop of tablet pc gekregen en krijgen een vergoeding voor een ADSL-verbinding thuis. Daarnaast zijn alle laptops uitgerust met een webcam en via Unified Communications komt alle communicatie centraal binnen. Via Office communicator, MSN live meeting kunnen medewerkers chatten, vergaderen en virtueel samenwerken.
Daarnaast beschikken alle Microsoft kantoren over vergaderruimten met Live Meeting faciliteit mogelijkheden, hier wordt veelal gebruik gemaakt van Microsofts RoundTable technologie. Alle denkbare Microsoft technologie is voor medewerkers beschikbaar.
Het intranet en alle benodigde gegevens zijn extern toegankelijk voor medewerkers van Microsoft en ook hanteert Microsoft een zeer soepel beveiligingsbeleid ten aanzien van het installeren van software op verstrekte laptops. Wel wordt zoveel mogelijk gestimuleerd Microsoft producten te gebruiken.

Kantoor en werkplek
Microsoft is werk aan het loskoppelen van tijd en plaats. Om dit te doen is gekeken naar de werkzaamheden waaruit werk, per afdeling, bestaat. Door die werkzaamheden onder de loep te nemen wordt het mogelijk activiteiten te onderscheiden. Het inzicht in activiteiten kan gebruikt worden om de inrichting van het kantoorpand op een effectieve manier op te zetten. Wordt er bijvoorbeeld veel vergaderd, samengewerkt, individueel gewerkt etc. Een betere kantoorinrichting draagt bij aan de productiviteit van medewerkers.
Microsoft heeft hiervoor een aantal scenario’s ontwikkeld en ingevoerd. Deze scenario’s waren: slimmer vergaderen, slimmer werken, slimmer communiceren, gekoppeld aan werkafspraken, cultuur, faciliteiten en technologie.

Het nieuwe werken is op alle afdelingen en op iedere individuele werknemer bij Microsoft van toepassing. Als na een half jaar blijkt dat de werkzaamheden van een medewerker of afdeling zich niet lenen voor een flexibele invulling kunnen er specifieke afspraken gemaakt worden.

Microsoft heeft een mobiliteitspolicy ontwikkeld die medewerkers in staat stelt thuis te werken. Ondanks dat dit geen telewerkregeling is loopt Microsoft als werkgever hier aan tegen verouderde wetgeving. Volgens de wet valt de mobiliteitspolicy van Microsoft namelijk onder regelgeving rondom telewerken. Deze regelgeving stelt verplicht dat medewerkers een thuiswerkplek op kosten van de werkgever in richten. Microsoft beseft zich dat het verplichten van medewerkers om thuis aan een bureau te gaan zitten niet van deze tijd is. Daarom staat het medewerkers vrij het ontvangen bedrag uit te geven zoals ze willen. Microsoft hecht echter wel veel waarde aan een veilige werkplek en werkhouding en geeft medewerkers daarom een extern toetsenbord, muis, laptopstand en voorlichting.

Mobiliteit
Ten aanzien van mobiliteit legt Microsoft veel nadruk op bewustwording. Dit gebeurt enerzijds door de keuze van leaseauto’s te beperken tot zuinige auto’s en het verstrekken van een NS businesscard, anderzijds door medewerkers bewust te maken van het milieu en de schadelijke gevolgen van CO2 uitstoot. Zo wordt het medewerkers afgeraden om tijdens spitsuur in de auto richting kantoor te zitten. 

Invoering en promotie

Het doorvoeren van verregaande flexibilisering vraagt veel van medewerkers. Zij moeten worden gestimuleerd om de nieuwe manier van werken op te pakken. Door het zoveel mogelijk doorbreken van vaste patronen heeft het bedrijf getracht dit te bewerkstelligen. Verhuizen naar een nieuw kantoorpand is daar bij uitstek geschikt voor. Microsoft heeft gekozen voor een aanpak waarbij medewerkers geïnspireerd worden. Door alle medewerkers al in een vroeg stadium te betrekken en open en eerlijk te communiceren heeft Microsoft de acceptatie voor het nieuwe werken vergroot.

Microsoft heeft haar managers getraind om de switch te maken van sturend en controlerend naar dienstverlenend. Van sturen op inhoud naar coachen van mensen. Dit vereist andere capaciteiten van managers. Managers geven het goede voorbeeld door een open dialoog te bewerkstelligen en in één op één gesprekken, maar ook in teamverband, zorgen, lastige situaties en bezwaren eerlijk te communiceren.
Op persoonlijk vlak biedt Microsoft persoonlijke ontwikkelingstrajecten. Elke medewerker kan een MBTI-profilering doen. Deze profilering geeft medewerkers inzicht in hun eigen sterke en zwakte punten. Deze zelfkennis helpt ze effectiever om te gaan met situaties en met het werken in teamverband.
Er wordt een duidelijke balans aangebracht tussen enerzijds voorlichten en faciliteren vanuit Microsoft en de verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid van medewerkers.

Struikelblokken
Waar Microsoft tegenaan liep was de verouderde regelgeving op het gebied van ondermeer belasting en ARBO. Dit maakte het wat lastig om snel bepaalde maatregelen door te voeren. Maar door met betreffende instanties hierover in dialoog te gaan traden geen blijvende belemmeringen op.

Een interessante constatering die Gonnie Been gedaan heeft is dat vrouwelijke medewerkers meer gebruik maken van de vrijheid om thuis te werken dan mannelijke. Dit is volgens haar omdat vrouwen het meer voelen als ‘moeten’ omdat ze op deze manier een zorgtaak kunnen combineren. Mannen geven aan wel meer thuis te willen werken maar zich gehinderd te voelen door hun omgeving. Want “als ik te veel thuis werk denken de buren dat ik werkloos ben”. Volgens mevrouw Been moeten er nog veel maatschappelijke patronen worden doorbroken voor het nieuwe werken echt een feit is in Nederland. 

Baten

De Erasmus Universiteit in Rotterdam heeft in opdracht van Microsoft een wetenschappelijk model ontwikkeld waarmee productiviteitsbeleving onder medewerkers gemeten wordt. Het heeft specifiek de nadruk op ‘beleving’ omdat feitelijke productiviteit in een kennisintensieve organisatie lastig is te kwantificeren. Het model laat een stijging in productiviteit zien van 0.07 punt op een schaal van 1 tot 5. Dit lijkt wellicht weinig, maar de score was al erg hoog (eerste meting 3,97, tweede meting 4,04 punt).
Uit het jaarlijkse HR-monitor blijkt tevens dat de mobiliteit van medewerkers is toegenomen wat bijdraagt aan een significant hoger cijfer op werk-privébalans. Daarnaast heeft het bedrijf ook nog eens de eerste plaats gekregen in Great Place To Work, 2009.

Microsoft krijgt veel feedback op het pand en de kantoorinrichting. Veel mensen denken dat dit ontzettend veel gekost heeft, maar de business case is concurrerend met die van een ‘traditioneel’ pand. Daarnaast trekt het pand wekelijks tussen de 500 en 1000 bezoekers die willen zien en beleven hoe Microsoft werkt, wat op zich ook een interessante business case kan zijn. 

Kosten

De grootste valkuil waar Microsoft tegen aan liep bij invoering van ‘het nieuwe werken’ is dat ze het belang van het betrekken van het middenmanagement onderschat hebben. Althans, ze hebben het midden management te laat betrokken. Deze middenlaag is de spil tussen het topmanagement en de professionals van het bedrijf. Door hen te laat te betrekken ontstond in het begin veel weerstand. Er zijn programma’s ontwikkeld om het midden management te coachen en beter te betrekken bij de invoering van ‘het nieuwe werken’. De meest aantoonbare kosten zaten voor Microsoft in het begeleiden van mensen in de omslag naar flexibilisering.
Omdat het bedrijf de nieuwe manier van werken benadert als een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering is het lastig om expliciete kosten te duiden. Dit is ook direct een tip die mevrouw Been wil meegeven: “zie het niet als secundaire arbeidsvoorwaarden maar als een integrale benadering van bedrijfsvoering. Pas dan ontstaat echte acceptatie van de manier van werken en wordt de stekker er ook niet uit getrokken als het financieel even tegen zit”. 

Tips

Maak het Nieuwe Werken integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Zie het niet als een secundaire arbeidsvoorwaarde. Bedrijven die dat doen trekken zich al gauw terug in economisch mindere tijden, die schieten dan terug in de controle modus.

Neem goed je middellaag mee, want die kunnen een grote remmende factor zijn.

Doen, uitproberen, erover in gesprek gaan. Ga er geen wetenschappelijke studie van maken. “ga gewoon op ontdekking”. 

Meer weten?

Microsoft Nederland
Evert van de Beekstraat 354
1118 CZ Schiphol

Gonnie Been
Tel.: +31 (0)20 5001500