Best practices telewerken in Nederland

In het kort

"Invoering van het nieuwe werken is een reis. Ik vergelijk het altijd met een zeiltocht. Je ziet de kerktoren waar je naartoe wilt, je kunt alle zeilen bijzetten om er zo dicht mogelijk in de buurt te komen, maar je zult er nooit helemaal kunnen komen. Daarna volgt immers weer een nieuwe horizon. Het nieuwe werken is net zoiets. Het is goed om een doel te hebben, maar weet dat het een reis is. En, net als bij zeilen, is de reis de moeite waard!” – Hans van den Broek, Chief Technology Officer HP Nederland

“Waarom zouden wij onze eigen producten niet inzetten om efficiënter en effectiever te gaan werken? Het doel van het ‘nieuwe werken’ is uiteindelijk een gelukkiger medewerker, want die is gewoon beter.” - Hans Daniels, Algemeen Directeur HP Nederland 

HP pakt het ‘nieuwe werken’ grondig aan. Door in een keer terug te gaan van negen kantoren naar 1 in Nederland moest flexwerken wel geïntroduceerd worden. En waarom ook niet? In een branche waarin kenniswerkers de core business vormen, en met alle technologie in huis is dat zo gedaan! Maar HP kijkt verder dan flexibel werken. Zo heeft het bedrijf serieuze ambities op het vlak van duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarnaast is het continu geïnteresseerd in hoe medewerkers er mee omgaan. Dit toetsen ze door jaarlijkse medewerkeronderzoeken. Zo is HP een van de weinige bedrijven in Nederland met verregaande kwantitatieve gegevens over de impact en invloed van het flexibele werkconcept.

Organisatie

In het Nieuwe Werken staat vaak de vraag: “Is onze organisatie klaar hiervoor” voorop.
Studies naar de mentale aspecten van HNW, of de technologie, kunnen maanden zo niet jaren in beslag nemen. HNW is een reis, niet een kant-en-klaar product met een gedefinieerde eindfase situatie. Her is belangrijk dat HNW een top-down gedragen ‘reis’ is. De leiding gaat letterlijk HNW leiden !
Met dit basisprincipe aangevuld met het principe dat het ‘MAG’ en niet ‘MOET’ kan het operationele management aan de slag. Uiteraard zijn technologie, huisvesting, vergoedingen en fiscaalbeleid zaken die uitgezocht moeten worden.
De ondersteunende bedrijfssystemen mogen geen blokkade zijn voor HNW.
Dat alles is vaak makkelijker dan je in eerste instantie denkt. Bedenken waarom het NIET zou werken gaat soms vele malen makkelijker. Kennis medewerkers waarderen organisaties die hun serieus nemen, verantwoordelijkheid geven om werk naar eigen inzicht in te richten en zo resultaat te halen.
De kracht van een ‘leidend’ management en de ruimte voor medewerkers om hun verantwoordelijkheid te nemen, aangevuld met een intensieve en open communicatie, maakt de reis van HNW interessant en uitdagend.
Recente studies, oa. Innovatie Platform, toont aan dat organisaties die deze reis aangaan
Gemiddeld 9% productiever zijn. En dat gecombineerd met meer motivatie maakt HNW tot een ‘reis om niet te missen’ 

Vraagstuk

In 2006 en 2007 heeft HP vele dagen over een lange periode geturfd: bureaus die zijn bezet en bureaus met een teken van leven. Ze kwamen, met moeite, tot een gemiddelde bezetting van 35 procent. Toen besefte ze dat naar kantoor komen een achterhaald concept is. Een consolidatie van kantoorpanden was het gevolg. In Nederland ging HP terug van 9 kantoren naar slechts 1. Hierdoor moesten 1200 medewerkers van het kantoor Utrecht naar Amstelveen worden overgeplaatst. “Het zou niet te doen geweest zijn om veel van deze mensen dagelijks over de A2 naar Amstelveen te laten komen dus er moest een oplossing komen”, aldus Hans van den Broek. De oplossing vond HP in de vorm van tijd- en plaats onafhankelijk werken.
Dit ‘nieuwe werken’ stelde HP tevens in staat direct bij te dragen aan de wereldwijde ondernemingsvisie en strategie rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen, “Be a Good Citizen” zoals dit programma bij HP heet. Doel is om per 2010 een reductie in CO2 op de totale operatie van 25% te realiseren en een reductie van 10% op binnen de supply chain. Dit gemeten ten opzichte van het jaar 2005! 

Maatregelen

HP hanteert een viertal pijlers waarlangs zij het ‘nieuwe werken’ vorm geven. Deze zijn Human Resources, Technologie, Milieu en mobiliteit en Gebouwen.

Gebouwen
De eerste stap in het flexibel werken is het kantoor, waarvan HP er slechts nog één heeft in Nederland, efficiënter in te richten. Het kantoor in Amstelveen is een ontmoetingsplek geworden met een open werkomgeving waarbij niemand, uitgezonderd van secretaresses, het call centre en mensen met een fysieke beperking, een vaste werkplek heeft. Het kantoor is ingericht zodat het activiteit gerelateerd werken mogelijk maakt. Sommige ruimtes zijn geschikt voor het geven van productdemonstraties, andere om in stilte te werken, en weer andere ruimtes zijn er voor vergaderingen.

Human resources
Alle medewerkers worden gezien als flexwerker. En flexwerkers mogen zelf bepalen waar ze werken, of dat nu thuis is, bij de klant of een willekeurige andere plek. Werktijden en locatie zijn verantwoordelijkheid van de medewerker. Zolang deze maar aan zijn verplichtingen richting de klant kan voldoen en de overeengekomen doelstellingen haalt. Om een medewerker te ondersteunen in tijd- en plaatsonafhankelijk werken verstrekt HP de nodige technologische middelen zowel op kantoor als onderweg als thuis.

Technologie
HP stelt dat je werk overal moet kunnen doen en dat informatie overal beschikbaar moet zijn. Daarom krijgt elke medewerker van HP een vergoeding voor een snelle internetverbinding thuis, wordt iedereen uitgerust met de nodige middelen zoals een laptop en telefoon en beschikt het kantoor van HP over de nieuwste communicatietechnologie. Zo heeft HP in totaal meer dan 200 HALO studio’s op kantoorlocaties in de wereld, zowel bij HP als bij grote klanten. Deze studio’s zijn geavanceerde teleconferencing ruimtes waarbij akoestiek en beeld dusdanig zijn ontwikkeld dat technologie zo ‘onzichtbaar’ mogelijk is, “na vijf minuten vergeet je gewoon dat je naar een beeldscherm kijkt”, aldus van den Broek.

Via een zogeheten VPN (Virtual Private Netwerk) en een ‘digital badge’ (een digitale identificatiepas) is het intranet van HP overal te benaderen en kunnen medewerkers overal bij de benodigde systemen en gegevens.

Milieu en mobiliteit
HP heeft tot doel om wereldwijd in 2010 25% minder CO2 uit te stoten in de totale operatie en 10% minder in de supply chain. Deze beoogde reductie wil HP o.a. realiseren door de consolidatie van kantoorpanden en door slimmer om te gaan met reizen. De inzet van communicatie technologie, het ontbreken van de noodzaak op kantoor te komen en het inzetten van allerlei energiebesparende maatregelen zoals automatisch dovende verlichting wanneer er op kantoor niemand aanwezig is dragen hieraan bij. 

Invoering en promotie

Begeleiding en middelen
De eerste stap naar tijd- en locatieonafhankelijk werken was iedereen te voorzien van een laptop, PDA/telefoon en een ADSL-verbinding aan huis, daarnaast was nagenoeg iedereen zijn vaste werkplek kwijt. Bij HP hebben ze het “gewoon ingevoerd”.
Uiteraard was er begeleiding, zowel voor medewerkers als leidinggevenden. Aandachtgebieden waren: Hoe geef je leiding aan een afdeling die soms dagen niet op kantoor is? En, hoe kweken we vertrouwen en saamhorigheid als we elkaar niet vaak zien?

Focalpoint review
Wanneer medewerkers zelf verantwoordelijkheid hebben over de invulling van hun werk, tijd en locatie moet het van te voren duidelijk zijn wat de kaders en doelstellingen zijn, de invulling is aan de medewerker zelf. HP heeft hiervoor een jaarlijkse focalpoint-review. Aan de hand van de functie verantwoordelijkheid worden afspraken gemaakt met betrekking tot de rol en de (te ontwikkelen) competenties van de medewerker. Er worden zowel kwalitatieve als kwantitatieve afspraken gemaakt voor het komende jaar. Het overeengekomen rapport is eigendom van de medewerker die vervolgens vrij is om hier invulling aan te geven.
“Met dit systeem is HP in staat om managers te ontzien van de oude neiging om te willen weten waar medewerkers uithangen” aldus van den Broek. “Het staat medewerkers en managers vervolgens vrij om te bepalen hoe vaak ze tussentijdse evaluatie gesprekken willen hebben”.
Het is aan de managers om te zorgen dat betrokkenheid van medewerkers bij HP op peil blijft. Hiervoor worden maandelijks teammeetings gehouden.

Workshops en employee engagement
Om de adoptie van het nieuwe werken ten tijde van invoering zo soepel mogelijk te laten verlopen heeft HP vele workshops gewijd aan de transitie. Deze workshops hadden verschillende doelstellingen, van het vertrouwd maken met virtueel werken, tot het bespreekbaar maken en wegnemen van zorgen rondom het nieuwe werken. Deze sessies zijn het domein van de HR managers die steeds bewust bezig zijn met wat HP ‘employee engagement’ noemt. HR managers zijn bewust bezig met coachen van mensen in het ‘nieuwe werken’. HP noemt dit het management op microniveau. Pas bij een juiste invulling daarvan kan er op macroniveau (mix van mensen) gemanaged worden. Uiteindelijk dient het juist managen van deze twee niveaus tot het bereiken van organisatiedoelstellingen. 

Baten

Om te toetsen wat het sentiment onder medewerkers is voert HP jaarlijks een medewerker enquête uit. Hierin wordt gekeken naar de tevredenheid van medewerkers over aspecten rond het nieuwe werken. Op de enquête in 2009 gaven 756 respondenten gehoor. De verdeling onder de respondenten is als volgt:

- 21% vrouw, 79% man
- 6% is jonger dan 30 jaar, 32% is tussen de 30 en de 40 jaar en 62% is ouder dan 40 jaar.
- 17% van de respondent is leidinggevende.
- Dienstverband: 80% fulltime, 16% deeltijd en 4% anders. 

HP is technologie leverancier en heeft het voordeel veel van de ingezette technologie reeds in huis te hebben. Hierdoor hebben zij een voorsprong op organisaties die dergelijke technologie nog moeten aanschaffen. Echter ook op andere vlakken is HP in staat gebleken te besparen. Door de eigen Facilitaire afdeling in te zetten bij het geschikt maken van activiteit gerelateerd werken is HP in staat geweest forse besparingen te realiseren op binnenhuisarchitecten en (designer) meubilair.

In de medewerker enquête van 2009 gaf 99% van de respondenten aan dat ze bekend zijn met het programma het nieuwe werken. 90% van hen gaf zelfs aan dat ze flexwerken een belangrijke arbeidsvoorwaarde vinden. Als reden hiervoor gaven zij aan:
1. Reductie in tijdbesteding woon-werkverkeer (73%)
2. Stijging persoonlijke productiviteit (53%)
3. Betere werk-privébalans (51%)
4. Vrijheid in waar, wanneer en hoe werk uit te voeren (39%)

Gemiddelde enkele reistijd is per medewerker van 79 minuten teruggebracht naar 51 minuten. Dat is een reductie van 35%.

Door de consolidatie van kantoorpanden en de invoering van flexibele werkplekken is HP in staat geweest de kosten voor werkplekken terug te brengen van 8.200 euro per medewerker per jaar naar 4.200 euro per medewerker per jaar. Hiervan zijn 2.800 euro de kosten voor de werkplek op kantoor en 1.400 zijn de kosten voor facilitaire zaken. 

Kosten

In de medewerkers enquête in 2009 gaf 51% van de medewerkers aan dat onderlinge communicatie verbetert dient te worden. HP zou hieraan meer tijd moeten besteden. De middelen zijn er, maar het blijkt dat er behoefte is aan betere inzet ervan.
31% van de respondenten geeft aan moeite te hebben met de vervaging tussen werk en privé. Door tijd- en locatie onafhankelijk werk mogelijk te maken maak je het dus enerzijds gemakkelijker om thuis te zijn, maar wordt de grens tussen werk en privé onduidelijker. HP gaat interventies ontwikkelen om medewerkers hierbij te ondersteunen en begeleiden.
24% van de respondenten geeft aan een gevoel van isolement te ervaren. En 13% mist het team gevoel. Kortom punten van aandacht voor HP. 

Tips

Stel een duidelijk doel:
Zonder duidelijk doel is het nieuwe werken een inhoudsloos begrip. Denk eerst na over de reden waarom je de manier van werken wilt veranderen. Er zijn vier basisredenen: je verwacht je concurrentievermogen te verbeteren, je wilt kosten besparen, je hebt ideologische redenen, of je hebt een bepaalde visie op de toekomst, zoals het willen claimen van (economisch) leiderschap. Uiteraard dient de mens hierin centraal te staan.

Niet te snel doorvoeren:
Medewerkers moeten de tijd krijgen om zich de nieuwe manier van werken en samenwerken eigen te maken. Dit betekent niet dat de hele organisatie dan maar moet wachten met het invoeren van organisatorische en technologische verandering. Het gaat er om dat je niet alles in één keer probeert te doen als je organisatie aan het begin van de reis staat. Maar je moet wel beginnen, anders kom je er nooit.

Leg het nieuwe werken niet op:
Niet iedereen werkt op dezelfde manier. Sommige mensen werken liever van negen tot vijf op kantoor en zijn daar het meest productief. Laat deze mensen deze vrijheid. Het nieuwe werken betekent niet per definitie flexwerken, het betekent dat je mensen individueel aanstuurt op basis van hun capaciteiten om zo hun productiviteit te maximaliseren. 

Meer weten?

HP
Startbaan 16
1187 XR Amstelveen, Nederland

Hans van den Broek, Chief Technology Officer HP Nederland
T 020 5476771  E hans.vandenbroek@hp.com