Best practices telewerken in Nederland

In het kort

“Vroeger ging je naar je werk. De werkomgeving en daarmee de sociale omgeving waren geregeld, het werk kwam er als het ware bij. Met het nieuwe werken en flexibiliteit in tijd en plaats, is het andersom. Het werk is geregeld. De vraag is nu: hoe regelen we het sociale aspect en de binding van collega’s in een team?”

Jacoline Boonman, programmamanager @nders werken en Edwin Helwerda (adviseur Arbeidsvoorwaarden) 

Essent denkt met ‘het nieuwe werken’ een flink aantal voordelen te halen voor het bedrijf en de medewerkers. Besparing op reis- en kantoorvestigingskosten en een betere werk-privébalans, bijvoorbeeld. Ook wil Essent een vernieuwende en aantrekkelijke werkgever zijn in een concurrerende arbeidsmarkt. Essent neemt in het programma ‘@nders werken’ geen halve maatregelen. In een uitgebreide pilot met gedetailleerde nulmetingen en voortgangsrapporten, onderzoekt het precies wat wel en niet werkt. De begeleiding van teams die @nders werken is intensief.

Organisatie

Essent is een energiebedrijf dat gas, elektriciteit en warmte levert aan consumenten en bedrijven. Een groot deel van de energie produceert Essent zelf. In elektriciteitscentrales en afvalverbrandingsinstallaties, maar ook steeds meer met duurzame bronnen zoals wind en biomassa.
Essent is het grootste energiebedrijf in Nederland. 2,6 miljoen huishoudelijke en zakelijke klanten nemen gas, elektriciteit, warmte en energiediensten af. Als producent van duurzame energie is Essent koploper in Nederland. Nederland vormt de thuismarkt, maar ook in Duitsland en België is het bedrijf actief. Er werken na de afsplitsing van het netwerkbedrijf Enexis in 2009, ruim 6.000 mensen bij Essent en heeft een jaaromzet van 9 miljard euro (2008). 

Vraagstuk

Essent verwacht veel voordelen te halen uit ‘het nieuwe werken’. De hoofdvraag is: hoe gaan we dat aanpakken? Ofwel: welke strategie moet Essent de komende jaren volgen op het gebied van mobiel en flexibel werken, welke maatregelen zijn effectief en wat moet worden geregeld bij de invoering ervan?

Er zijn verschillende redenen om hiermee aan de slag te gaan. Ook Essent heeft last van files door woon-werkverkeer en bij het reizen tussen vestigingen. De woon-werkafstanden zijn groot met gemiddeld 29 km (enkele reis) en uitschieters boven de 200 kilometer. Het bespaart tijd en het is veiliger als medewerkers die afstanden niet – of minder vaak – afleggen. Essent gaat ervan uit dat dit ook bijdraagt aan een goede werk-privébalans.

Het aanbieden van mobiel en flexibel werken versterkt bovendien de positie van Essent op de arbeidsmarkt en hoort volgens Essent bij goed en vernieuwend werkgeverschap. 

Maatregelen

Onder de naam ‘@anders werken’ is een programma gestart waarin het bedrijf uitgebreid experimenteert met flexibel en mobiel werken. 2009 is het pilot-jaar, na de pilot presenteert het programmateam een strategisch plan aan de Raad van Bestuur. Dan wordt @nders werken verder in de organisatie ingevoerd.

Met @nders werken gaat Essent experimenteren hoe verschillende werkprofielen binnen de organisatie met verschillende maten van flexibiliteit omgaan. Wat zijn de effecten ervan op productiviteit, op het bewerkstelligen van doelen? Dit soort vragen komen aan de orde.

Teams die deelnemen aan de pilot kiezen voor een light, medium of heavy variant van @nders werken. De manager bepaalt dit voor het hele team:

- light: incidenteel thuiswerken (bijvoorbeeld twee uur thuiswerk en dan naar de zaak, om de files te vermijden)
- medium: één, twee of drie dagen per week werken vanuit huis, een Essent-locatie dicht bij de woonplaats of externe werkplekken zoals op NS-stations.
- heavy: (nagenoeg) volledig werken vanuit huis, een Essent-locatie dicht bij de woonplaats of externe werkplekken zoals op NS-stations.. Medewerkers hebben geen vaste standplaats (in tegenstelling tot medium). Ze zijn niet meer als team in een Essent-gebouw gehuisvest.

Ieder pilot-team kan rekenen op ondersteuning. Essent benoemt daarbij ‘harde’ een ‘zachte’ aspecten:

- hard: Zaken als infrastructuur, (thuis)kantoorbenodigdheden, thuiswerkregelingen, werkplekconcepten, arbonormen, etc. Maar ook technologische middelen om flexibel werken te ondersteunen vallen hieronder.
- zacht: de toepassing van het @nders werken in de praktijk. Aan dat laatste punt besteedt Essent veel aandacht, door begeleiding en monitoring. Daarmee staat of valt de pilot. 

Invoering en promotie

Essent heeft de voorbereiding en uitrol van de pilot voortvarend opgepakt. Ongeveer zes maanden na het besluit om te experimenteren met @nders werken, is de pilot gestart. Vanaf het begin zijn alle belangrijke ondersteunende afdelingen hierbij betrokken: IT, HRM, veiligheid, communicatie en facilitaire zaken. Het team werkt onder een stuurgroep, die rapporteert aan de Raad van Bestuur.

Nulmeting
Het bedrijf wil tot in detail de effecten van @nders werken kunnen meten. Medewerkers die deelnemen aan de pilot, vullen van tevoren een uitgebreide vragenlijst in. Hoeveel uren werken ze nu? Hoe vaak thuis en hoe vaak op locatie? Hoeveel kilometer leggen ze dagelijks af? Hoe tevreden zijn ze met de werk-privébalans? Enzovoort. Na twee maanden vullen ze de lijst opnieuw in en na vier maanden nogmaals.

Communicatie
Communicatie over anders werken is vooral gericht op de doelgroepen die er nu mee te maken hebben. Dat gebeurt via intranet en – als teams meedoen – via de workshops en het lijnmanagement.

Deelname per team en selectie
Er doen 22 teams mee aan de pilot. In totaal zijn dat 250 tot 300 medewerkers. De teams zijn voorgeselecteerd op basis van drie criteria:
1. Welke managers/teams willen zelf graag deelnemen?
2. Is er een goede verdeling van verschillende werkprofielen?
3. Is er een goede mix tussen light, medium en heavy @nders-werken?
Er was voldoende animo om mee te doen aan de pilot (1). Niet iedere aanvraag kon worden gehonoreerd op basis van de hoeveelheid aanvragen en punten 2 en 3:
Bij (2): De medewerkers van Essent zijn ingedeeld in zeven werkprofielen, gebaseerd op functieprofielen. Van hoger en middenmanagement tot accountmanager en monteur. Voor elk van deze profielen gelden specifieke eisen en typische werkomstandigheden. Binnen de pilot is een afspiegeling van Essent nagemaakt en wordt geprobeerd per werkprofiel te beschrijven wat de gevolgen zijn van @nders werken en welke maatregelen het beste werken.
Bij (3): zie ‘Maatregelen’.

Stevige start en begeleiding
Per team was er een kickoff-workshop. Daarin besprak het team wat @nders werken voor hen ging betekenen en kwam de ‘zachte kant’ van @nders werken aan bod.

Een workshop is onmisbaar als startpunt: daar worden de zaken op een rij gezet en worden afspraken gemaakt. Wat doet het nieuwe werken met zichtbaarheid van collega’s, wat betekent het voor de samenwerking en de waardering van je werkzaamheden? Vragen, onduidelijkheden en mogelijke weerstand kwamen boven drijven en daar konden de manager en het programmateam iets mee doen.

De teamleider of manager heeft de lead in de begeleiding. Blijft de productiviteit op peil? Gaat iemand niet te veel extra werken in de avonden of weekends? De manager hoeft het echter niet in zijn eentje te doen. Er is een expertteam als achtervang en op iedere afdeling is iemand benoemd tot ‘@nders-werkenspecialist’.

Na afronding van de pilot (eind 2009) komt het programmateam met een strategisch advies voor de Raad van Bestuur, die besluit over het vervolg van @nders werken. 

Baten

Voor werknemers:
- Mogelijkheid om nog flexibeler om te gaan met werktijd, reistijd en werkplekken
- Goede werk-privébalans
- Mogelijkheid om in minder tijd hetzelfde werk te doen, met minder reis- en vergadertijd.

Voor de werkgever:
- Helder inzicht in opbrengsten en obstakels van verschillende maatregelen op het gebied van @nders werken
- Invulling geven aan ‘goed werkgeverschap’
- Aantrekkelijke partij zijn en blijven voor hoogopgeleide werknemers
- Optimaal benutten van arbeidspotentieel, afstand is geen obstakel meer
- Verwachte kostenbesparing, o.a. huisvestingskosten

Over de exacte cijfers (kosten-baten-analyse) kan Essent nog weinig zeggen. Zie ‘Kosten’. 

Kosten

Essent kan nu nog weinig zeggen over de kosten en baten. De theoretische business case die ten grondslag ligt aan de pilot is vertrouwelijk. Uiteraard gaan er uren zitten in het werk van het programmateam, in het organiseren van de workshops en in interne communicatie. Hoewel de mogelijkheden nog uit de pilot moeten blijken gaat Essent uit van een flink deel minderkosten als het bedrijf eenmaal overstapt op @nders werken. Zo veronderstelt Essent dat het minder kantoorruimte nodig zal hebben: 0,6 werkplek per medewerker, in plaats van de huidige 1,1. Ook op reiskosten verwacht Essent een besparing. Wel zullen meer werkplekken thuis worden ingericht, volgens de telewerkregeling. 

Tips

Hoe pak je een pilot rond @nders werken/het nieuwe werken aan? Essent geeft de volgende tips:

- Doe een zeer uitgebreide nulmeting. Schakel desnoods een externe partij in om dit te doen (in het geval van Essent: Rotterdam School of Management). Pas dan weet je wat precies de resultaten zijn.
- Betrek vanaf het begin iedereen bij het programmateam die je nodig hebt. Benader het niet vanuit één perspectief (bijvoorbeeld kostenbesparing op gebouwen), maar als totaalproject.
- Creëer draagvlak door uit alle business units (alle directeuren) teams en managers te vinden die meedoen.
- Schep duidelijke kaders (werkprofielen, wanneer werkt iemand thuis).
- Geef binnen die kaders zoveel mogelijk ruimte om te experimenteren, maar
laat een pilot niet op zijn beloop. Houd de vinger aan de pols en stuur bij.
- De teamleider/manager blijft de eerstverantwoordelijke om een team aan te sturen. 

Meer weten?

Essent
Willemsplein 4
5211 AK ‘s-Hertogenbosch

Edwin Helwerda, adviseur Arbeidsvoorwaarden
T 06 462 615 75  E edwin.helwerda@essent.nl

Jacoline Boonman, programma-manager @nders werken
T 06 150 558 29  E jacoline.boonman@essent.nl