Best practices telewerken in Nederland

In het kort

”Citrix Nederland doet eigenlijk al elf jaar lang aan het ‘nieuwe werken’. Dit is ontstaan vanuit een groeistrategie. Citrix wilde de Europese markt bedienen vanuit Nederland. Om snel op te kunnen starten zijn we vast begonnen voordat we gehuisvest waren. Deze manier van werken ging eigenlijk heel natuurlijk, en we waren flexibel. Door deze flexibiliteit te ondersteunen met onze eigen technologie en de afstemming te vervolmaken zijn we in staat geweest geld te besparen en te gelijkertijd klanttevredenheid en medewerkertevredenheid te vergroten. Een win-win-win situatie.”

Rob van der Hoeven, Area Vice President & Managing Director Citrix 

Zonder kantoorruimte alvast van start in de Nederlandse/Europese markt was elf jaar geleden de situatie waarin medewerkers en leidinggevenden van Citrix zich bevonden. Na de eerste opstartfase werd een kantoor in Vianen betrokken, een klein kantoor maar toereikend in combinatie met de manier van werken van Citrix. Door de jaren is Citrix gegroeid, het kantoor echter niet. Door een juiste inzet van technologie en door medewerkers veel vrijheid te bieden scoort Cirtix hoog op medewerkertevredenheid en klanttevredenheid.

Organisatie

Citrix is een Amerikaans softwarebedrijf dat opgericht is in 1989 door Ed Iacobucci in Fort Lauderdale in Florida. De huidige Directeur en CEO is Mark Templeton. Citrix staat genoteerd op de NASDAQ onder CTXS. In 2003 heeft Citrix Systems een omzet behaald van $588,6 miljoen. In het jaar 2004 $ 741 miljoen. In 2006 is de omzet gestegen tot meer dan 1 miljard.
Citrix Benelux is gevestigd in Vianen.

Centralization, optimization and virtualization is de focus van de producten van Citrix. Deze producten stellen in staat om IT-systemen centraal, efficient en goedkoper te beheren en gebruiken. De visie van Citrix is dan ook: "een wereld waarin iedereen overal en altijd kan werken en spelen (a world where anyone can work and play from anywhere).

Klanten van Citrix zijn ondermeer de grootste internet bedrijven, 99 procent van de Fortune Global 500 ondernemingen en honderdduizenden klein- tot middengrote bedrijven wereldwijd. Citrix heeft wereldwijd meer dan 10,000 partnerbedrijven in meer dan 100 landen.

Vraagstuk

Opstarten zonder kantoor. Dit bleek verbazingwekkend gemakkelijk te verlopen. Kenniswerkers (consultants en managers) leken prima in staat werkzaamheden uit te voeren zonder centraal (hoofd)kantoor. Maar hoe zit dat voor staf, ondersteunende diensten? En is het niet beter klanten ergens te kunnen ontvangen?
Na een korte periode in Amsterdam een werkruimte te hebben gehuurd is Citrix Nederland uiteindelijk gevestigd in Vianen. Hoe zou het gaan als Citrix groeit? En moeten staff, inkoop, verkoop en financiën eigenlijk wel echt op kantoor zitten? Wat doen we aan binding van medewerkers aan het bedrijf?
 

Maatregelen

Citrix heeft geen specifiek nieuwe maatregel ingevoerd; flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn immers vanaf uitbreiding naar Nederland de standaard. De organisatie heeft in dat opzicht een voorsprong op bedrijven die een omslag willen maken naar het ‘nieuwe werken’; die zullen extra moeite moeten doen om hun werkwijze te veranderen. Citrix niet.
Citrix medewerkers waren in het begin aangewezen op werkplekken bij de klant of thuis, simpelweg omdat er geen kantoorruimte was om te werken. Na verloop van tijd heeft Citrix een zogeheten Service Office in Amsterdam geopend. Dit is een kantoor met flexibele werkplekken dat is voorzien van alle benodigde technologische middelen. Medewerkers konden naar dit kantoor om te werken en om collega’s of klanten te ontmoeten. Weer later heeft Citrix haar huidige kantoorpand in Vianen betrokken.

Citrix is leverancier van technologie waarmee flexibel en tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk is. Hierdoor heeft Citrix wat betreft technologie een voorsprong op organisaties die dergelijke middelen nog moeten aanschaffen. Daarbij zijn medewerkers van Citrix technisch zeer onderlegd en vinden het gebruik van technologie leuk en hebben het snel onder de knie.

Technologische middelen die Citrix levert zijn bijvoorbeeld XenApp waarmee applicaties centraal beheerd kunnen worden en extern benaderbaar zijn. Hiermee zijn medewerkers van Citrix in staat vanuit huis of een willekeurige locatie gebruik te maken van alle benodigde systemen en informatie.
Daarnaast heeft Citrix oplossingen als GoToMeeting waarmee gemakkelijk virtueel een vergadering kan worden georganiseerd waarbij het bovendien mogelijk is om presentaties te tonen en samen te werken aan documenten etc.
Deze virtuele oplossingen dragen bij aan het terugdringen van reistijd en het aantal kilometers file waarmee medewerkers anders geconfronteerd zouden worden.

Op managementniveau heeft Citrix aandacht voor de manier van managen van flexibele werknemers. Dergelijk medewerkers kun je niet sturen op aanwezigheid. Het management van Citrix maakt duidelijke afspraken met medewerkers over targets. Het staat medewerkers vervolgens vrij een voor hen persoonlijk ideale invulling hieraan te geven. Hierdoor gaan medewerkers zich verantwoordelijk gedragen en ontstaat een cultuur van vertrouwen.
Citrix hecht veel waarde aan deze vertrouwenscultuur. Het is de basis waarop zij werkt. Vertrouwen valt of staat bij eerlijkheid, daarom test Citrix steekproefsgewijs of medewerkers ook echt eerlijk zijn. “Dit is een van de manieren om te waarborgen dat het vertouwen niet geschaad wordt”, aldus Rob van der Hoeven. Een voorbeeld van een dergelijke check is dat er wordt nagegaan of er daadwerkelijk file staat wanneer een medewerker aangeeft niet aanwezig te kunnen zijn op een teammeeting vanwege file.

Flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk werken is op alle werknemers van toepassing, want “waarom niet, het controleren van financiële balansen en het boeken van onkosten kan prima vanuit huis!”. 

Invoering en promotie

Binnen het bedrijf hoeft de methode van flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk werken niet gepromoot te worden, alle medewerkers doen het al vanaf het begin. Het is overigens geen verplichting om zo te werken; de verkoop, inkoop en distributie medewerkers werken nog wel eens vanuit Vianen, en niet vanuit huis. Rob van der Hoeven geeft aan dat het bij de ene werknemer nu eenmaal beter werkt dan bij de andere, dwingen werkt niet en waarom zou je “doel is immers een flexibele mix van mobiele medewerkers”. En als medewerkertevredenheid een belangrijke drijfveer is moet je de keuze om op kantoor te zitten respecteren.

Om het management te begeleiden in het ‘nieuwe werken’ zijn ze bewust gemaakt dat management op aanwezigheid slechts schijnzekerheid biedt. Want: werkt die aanwezige persoon wel echt (hard)? Door aan te tonen wat de voordelen zijn van het flexibele werken zijn alle initiële twijfels snel weggenomen. Zoals meer sturing op wat er echt toe doet: niet tijdsbesteding maar resultaat, gemotiveerdere medewerkers door effectievere tijdsindeling (privetijd wanneer gewenst, werktijd wanneer extra nodig). Managers sturen nu aan op vertrouwen en zelfsturing. Door met medewerkers individueel doelen te stellen en ze hierin te coachen is een manager in staat zijn team te managen. Om betrokkenheid bij het team en bij de onderneming te behouden worden maandelijks teammeetings, accountmeetings en projectmeetings gehouden. Citrix creëert met deze meetings een platform voor de medewerkers om kennis te delen en onderling te netwerken. Dit vergroot betrokkenheid en draagt bij aan een efficiëntere interne omgeving. Het is immers goed om te weten wat je collega’s doen.

Medewerkers worden door hun manager begeleid in het managen van hun werk-privébalans. Het is absoluut niet de bedoeling dat de grens tussen werk en privé teveel vervaagt. Sommige medewerkers zijn enthousiast en werken lang door. Ondanks dat ze hieruit veel plezier en motivatie kunnen putten vindt Citrix het belangrijk dat de medewerker zijn vrije tijd en thuissituatie niet uit het oog verliest. Het bedrijf heeft verschillende HR instrumenten (zoals b.v. HR coaching service) om hierop te letten. Zodra een manager vermoedt dat een medewerker teveel tijd aan zijn of haar werk besteed wordt gaat hij met zijn medewerker in dialoog, inzet wordt gewaardeerd, maar denk aan jezelf! 

Baten

Kantoorkosten
De directe baten zijn behaald op huisvestingskosten. Sinds het betrekken van het kantoorpand in Vianen is Citrix aanzienlijk gegroeid qua medewerkers. Het kantoor is echter hetzelfde gebleven. Door af te zien van vaste werkplekken en de mogelijkheid tot tijd- en plaatsonafhankelijk werken is het bedrijf in staat geweest kantoorruimte gelijk te houden.

Cultuur
De cultuur is ook winst voor Citrix. “Mensen dragen graag een steentje bij”, aldus van der Hoeven. “Dat merken we vooral bij de junioren die zich sterk willen profileren. Resultaat is dat klanten zeer te spreken zijn over het werk dat Citrix levert”. Het bewijs hiervoor heeft het bedrijf in 2009 gekregen toen zij de tweede plaats in de Channel Awards ontvingen. Het Amerikaanse bedrijf Towers Perrin heeft onderzoek gedaan naar medewerkertevredenheid, en ook hier scoorde Citrix hoog. Voornaamste reden was de vrijheid en werk-privébalans.

Technologie
De technologie XenApp waarmee applicaties centraal beheerd kunnen worden leveren het bedrijf kostenbesparingen op. Niet elke laptop of PC hoeft nog voorzien te worden van applicaties. Dit bespaart enorm op licentiekosten en kosten voor beheer.
GoToMeeting en andere communicatie collaboratietechnologie stellen in staat om virtueel samen te werken. De noodzaak voor reistijden vervalt waardoor er meer productieve uren gemaakt worden per medewerker. 

Kosten

De mentaliteit van flexibel werken zit vanaf het begin ingebakken in de cultuur van Citrix. Daarbij zijn de technologische middelen die deze manier van werken ondersteunen de core business van Citrix. Dit heeft enorm veel kosten en moeite bespaard.
Gevraagd is aan Citrix of er iets te zeggen is over de kosten en baten voor bedrijven die Citrix technologie willen aanschaffen. ”Ten aanzien van kosten en baten is het moeilijk om één getal te noemen. Voor een richtinggevend bedrag (hoewel een doorsnee klant niet bestaat) zou je uit kunnen gaan van een investering van 3000,- euro per medewerker (Software, Hardware, Implementatie etc...). In een gemiddelde situatie kun je er vanuit gaan dat deze investering binnen een termijn van 3 jaar weer terugverdiend is op IT efficiency alleen al (ROI tussen 18 en 36 maanden). Daarbovenop komen nog eens de besparingen van het flexibele werken wat met een Citrix omgeving mogelijk gemaakt wordt. Uitgaande van gemiddelde huisvestingslasten van 5000,- per medewerker per jaar levert een flexibilisering van 20% (wat in de meeste organisaties zonder grote ingrepen en management aanpassingen al mogelijk moet zijn en daarmee gepaard gaande kosten) al 1000,- per medewerker per jaar op aan vermindering van huisvestingslasten.”, aldus Citrix. 

Tips

Wanneer Rob van der Hoeven gevraagd wordt of hij tips heeft voor bedrijven die tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk willen maken roept hij vrijwel meteen: “Zo snel mogelijk doen! Er is met name voor bedrijven waarin kenniswerk centraal staat niet langer nodig om mensen verplicht naar kantoor te laten komen. Door het ‘nieuwe werken’ in te voeren help je niet alleen je medewerkers door hen meer vrijheid en minder reisdruk te bieden, maar je helpt tevens jezelf door enorme kostenbesparingen op huisvesting. Een win voor elke partij! De verbeterde kwaliteit van het privéleven van je medewerkers komt ten goede aan de arbeidscultuur.”

Voor bedrijven die specifieke tips zoeken verwijst van der Hoeven naar de website van het Telewerkforum (www.telewerkforum.nl). Daar wisselen bedrijven ervaringen uit en er zijn verhalen te vinden van leveranciers van technologie. 

Meer weten?

Citrix
Clarissenhof 3
4133 AB Vianen, Nederland

Rob van der Hoeven, Area Vice President & Managing Director
T 0347-324810  E rob.vanderhoeven@eu.citrix.com