Best practices telewerken in Nederland

In het kort

”Iedere verandering kan een katalysator gebruiken. De huidig economische crisis is zo’n katalysator. Het flexibele kantoorconcept en meer vrijheid voor medewerkers levert enorme kostenbesparingen op. De meest directe kosten zijn gemoeid met besparing op vierkante meters, de indirecte winst wordt behaald als straks het economisch getij weer rustiger is. Dan gaan medewerkers weer om zich heen kijken op de arbeidsmarkt. Het is dan zaak een interessante werkgever te zijn. Capgemini had de veranderingen al ingezet voor de crisis, het motto was toen dat kostenneutraal goed genoeg was, maar we komen nu zelfs uit op een besparing.”
Hans Scholten, Vice President Capgemini Nederland BV 

Door het centraal gelegen hoofdkantoor van Capgemini in te krimpen en aan te vullen met zogeheten Meeting Points, gelegen in de randen van Nederland, is het bedrijf in staat het aantal reiskilometers van medewerkers per jaar drastisch te verminderen. Hierdoor zijn medewerkers minder tijd kwijt in het verkeer. Naast verhoogde medewerkertevredenheid door een betere werk-privé balans is Capgemini hiermee in staat hun aandeel in filekilometers, CO-2-uitstoot en liters brandstof per jaar aanzienlijk te verminderen. Medewerkers geven aan productiever te zijn en Capgemini is in staat kosten te besparen en een bijdrage te leveren aan een breder programma van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Organisatie

Capgemini is een van oorsprong Frans consultancybedrijf en heeft wereldwijd meer dan 90.000 medewerkers. Het hoofdkantoor van de Capgemini Group is gevestigd in Parijs. Capgemini is actief in meer dan 30 landen. Het Nederlands hoofdkantoor is gevestigd op het bedrijventerrein Papendorp in Utrecht. Capgemini richt zich op drie kerngebieden: Consulting, Technology Services en Outsourcing. 

Vraagstuk

Capgemini medewerkers wonen en werken verspreid over het hele land. Met een centraal hoofdkantoor in Utrecht reizen medewerkers heel wat af, gemiddeld zelfs zo’n 42.000 kilometer per jaar. Woon-werkverkeer was voor de recessie dan ook de voornaamste reden voor verloop onder werknemers.
Met de introductie van het programma New Way of Working wil Capgemini bijdragen aan een betere werk-privébalans van medewerkers. Dit programma neemt de manier waarop medewerkers hun werk inrichten onder de loep en kijkt naar maatregelen voor een efficiëntieslag. Het programma past tevens goed in een breder programma rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Waar te beginnen? Hoe zit het bijvoorbeeld met de bezettingsgraad? Hoeveel mensen werken er doorgaans daadwerkelijk op kantoor? Conclusie van een bezettingsgraadmeting is dat op het kantorencomplex Papendorp in Utrecht gemiddeld 30 tot 40 procent van de ruimte dagelijks onbenut bleef. Daarbij had Capgemini net Business Application Services (BAS) van Getronics/ PinkRoccade overgenomen en beschikte daardoor over extra kantoorruimte verspreid over Nederland. Door centraal in te krimpen en door de kantoorruimte in de randen van Nederland in te richten als zogenoemde Meeting Points wil Capgemini het voor werknemers gemakkelijker maken dicht bij huis te werken, CO2 uitstoot te reduceren en brandstofverbruik terug te brengen. 

Maatregelen

Meeting Points
Door de overname van BAS kwamen een achttal kantoorlocaties, verspreid over Nederland, ter beschikking. Capgemini besloot deze kantoren te voorzien van flexplekken en toegankelijk te maken voor iedere werknemer. Ze kregen de naam Meeting Points. Deze Meeting Points zijn voorzien van alle gemakken die het centrale kantoor biedt en stelt medewerkers in staat dichter bij huis of de klant te werken.
De vrijgekomen ruimte in de randen van Nederland stelde Capgemini in staat verder te bezuinigen op kantoorruimte in het centraal gelegen kantorencomplex in Papendorp, Utrecht. Ook het complex in Utrecht werd voorzien van flexwerkplekken. Hierdoor wordt er zo’n 30.000 vierkante meter aan totale kantoorruimte bespaard.
Het flexwerken, dus het ontbreken van een vaste werkplek, is op iedere medewerker van Capgemini van toepassing. Van de werkvloer tot het (top)management. Voor de invoer van flexwerkplekken had Capgemini 20 vierkante meter kantoorruimte per medewerker, nu is dat nog maar 12,5 vierkante meter per medewerker.

De kantoren van Capgemini zijn ingericht naar activiteit. Dat wil zeggen dat ruimten geschikt zijn voor vergaderingen, ontmoetingen, werken in stilte en telefoongesprekken. Elke activiteit vraagt namelijk weer om een andere inrichting.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Het programma New Way of Working geeft medewerkers volledige vrijheid over de tijd en de plaats waar ze hun werkzaamheden willen uitvoeren. Dit is pas echt mogelijk wanneer medewerkers over alle benodigde gegevens en informatie kunnen beschikken ten alle tijden. Hiervoor heeft Capgemini gezorgd dat het intranet en bedrijfsapplicaties (op financiële en HR systemen na in deze fase) gebruikt worden als medewerkers op externe locaties zijn. Via een zogeheten VPN (Virtuel Private Netwerk) ligt alle benodigde informatie binnen handbereik.
Als je elkaar niet ziet, welke middelen kun je dan inzetten om toch altijd snel met elkaar te communiceren? Hiervoor beschikken alle locaties van het bedrijf over teleconference systemen, ontmoeten medewerkers elkaar online via Office manager en delen zij hun kennis via virtual communities, blogs en wiki’s.

Mindset
Mits in overleg met de manager kunnen alle medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Het is echter nog een proces dat volledig moet gronden binnen Capgemini. De meeste medewerkers zijn gewend om bij de klant te werken en naar kantoor te komen wanneer werk bij een klant niet voor de hand ligt. Dat hoeft niet meer sinds New Way of Working.
Uiteraard zijn er ook functies waarbij tijd- en plaatsonafhankelijk werken minder goed past. Capgemini legt de verantwoordelijkheid voor deze beslissing bij het management en zijn medewerkers. Zo kan elke afdeling zelf bepalen of en ik welke mate ze invulling geven aan de flexibiliteit van het programma. Van het management vergt het dat ze bestaande controle en sturingsmethoden los leren laten. “Het gaat”, volgens Hans Scholten, “namelijk niet meer om ‘uren draaien’, maar om kwaliteit. Dat bereik je in het nieuwe model alleen wanneer je je sturende rol inruilt voor een coachende en ondersteunende rol”. Scholten is hierover heel eerlijk: “lang niet elke manager zal hiervoor geschikt zijn”.

Zoals iedere consultancy organisatie kent Capgemini de zogeheten ‘idle’ consultants. Dit zijn medewerkers die normaliter bij klanten werken maar momenteel zonder klantopdracht zitten. Tot voor kort werd van deze medewerkers verwacht dat ze op kantoor kwamen om allerhande werkzaamheden uit te voeren ten behoeve van interne ontwikkeling. Sinds New Way of Working kunnen ook deze medewerkers thuis werken of in een van de Meeting Points, want ook met hen worden resultaatafspraken gemaakt, voorheen was aanwezigheid veelal toereikend.  

Invoering en promotie

De harde aspecten van New Way of Working zijn gemakkelijk in te richten. Dit zijn de zaken als IT-infrastructuur, IT-middelen en persoonlijke middelen om mensen bereikbaar en mobiel te maken (telefoon en laptop). Maar echt anders werken doe je niet simpel weg omdat je nieuwe middelen krijgt. Er moet volgens Capgemini bewust ingezet worden op gedragsverandering, zowel bij het management als medewerkers. Het bedrijf doet dit door haar medewerkers bewust te maken van gedrag. Dit begint bij het informeren over aanwezige middelen en de aanwending ervan bij het nieuwe werken maar het gaat verder: “We willen mensen ervan bewust maken dat ze een keuze hebben als het aankomt op werk. We willen dat onze medewerkers leren kiezen voor de meest geschikte locatie om te werken. Soms is dat op het hoofdkantoor, soms is dat in een van de Meeting Points of bij de klant en soms is dat ook gewoon thuis”. Door het inzetten van blog’s, wiki’s en door open te communiceren via de OR zijn medewerkers continu op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen rondom New Way of Working en de alternatieven die er zijn en ervaring van collega’s.
Capgemini realiseert zich dat de keuze voor flexibel werken implicaties heeft die over de eigen organisatiegrenzen heen gaan. Veel medewerkers werken (gedetacheerd) bij klanten. Deze klanten verwachten vaak dat men aanwezig is. Om wille van werk-privébalans en maatschappelijk verantwoord ondernemen gaat Capgemini ook met klanten in dialoog om te kijken naar mogelijkheden voor flexibel werken in de tijd van de klant. Hier valt nog veel te bereiken.

Zoals bij elke grote verandering is urgentie een katalysator voor versnelde invoering. De economische crisis heeft ertoe geleidt dat maatregelen versneld konden worden doorgevoerd. Reden hiervoor is de kostenbesparing die New Way of Working oplevert. Tot eind 2009 worden tevens meer vierkante meters afgestoten dan voorheen gepland. 

Baten

De intelligente benutting van kantoorruimte in Papendorp levert Capgemini enorme kostenbesparingen op. Aangezien dit samenvalt met het aflopen van leasecontracten kon het niet beter getimed zijn. De kostenbesparing is hierdoor direct zichtbaar.
Voor de 30.000 vierkante meter ruimte die er in de randstad wordt afgestoten komt er zo’n 8.000 vierkante meter kantoorruimte bij in de randen van Nederland. Voordeel is dat deze kantoorruimte goedkoper is.

Een van de hoofddoelen van het programma A New Way of Working is medewerkertevredenheid. Hieraan hoopt Capgemini te voldoen door de vermindering in reistijd. Capgemini is vooralsnog in staat gebleken het gemiddeld aantal kilometers per medewerker met 10.000 te verminderen. Er zijn nog geen enquêtes gehouden onder medewerkers, dus de precieze ervaring moet nog worden getoetst. Daar waar medewerkers in het verleden omwille van reistijd op zoek gingen naar een andere werkgever is dat anno 2009 minder het geval gezien het economisch getij.

Uiteraard draagt het terugdringen van reistijden en afstanden bij aan de doelstellingen op gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zo produceerde Capgemini voor invoer van New Way of Working 25.000 ton CO2, verbruikte 9,7 miljoen liter brandstof en was verantwoordelijk voor zo’n 3.700 kilometer file per jaar. Met de huidige maatregelen is Capgemini in staat dit te reduceren met 20 tot 25 procent. 

Kosten

Zoals bij elke verandering gebeurt er pas echt wat als het gedrag van betrokkenen veranderd. Voor Capgemini betekent dit dat zij er alles aan doet om haar medewerkers te begeleiden in de acceptatie en adoptie van het nieuwe werken. Hiervoor heeft het bedrijf workshops ontwikkeld. Deze workshop kost 123 euro per deelnemer.
Daarnaast vallen er mensen tussen wal en schip, dit zijn de medewerkers (ook managers) die de flexibiliteit niet aankunnen of niet prettig vinden. Dergelijke medewerkers zullen op zoek gaan naar een andere baan en op termijn Capgemini verlaten. Bij managers bestaat de kans dat een aantal weer als consultant aan de slag gaat. Navraag naar het (geschatte) verloop van personeel door invoering van New Way of Working moest onbeantwoord blijven: “we hebben geen idee wat de aantallen hieromtrent zijn, maar we gaan er vanuit dat dit veel lager ligt dan het verloop voor invoering van het programma”, aldus Scholten.

Naast deze minder tastbare kosten zijn er uiteraard de initiële investeringen in technologische middelen en de verhuizing etc. Maar doordat deze investeringen samen vallen met de overname en integratie van BAS valt er niet veel te zeggen over de kosten. Het is eerder een mooie gelegenheid om alles grondig aan te pakken. Vanwege het flexibele kantoorconcept en de besparing op vierkante meters is de return on investment (ROI) op huisvesting volgens Capgemini slechts een (1) jaar. De kosten die gemoeid gaan met overname, inrichten, integreren van verschillende kantoren zijn dus al in een jaar terugverdiend aldus Hans Scholten. 

Tips

Voor bedrijven die een flexibelere inrichting van werk willen introduceren heeft Hans Scholten een aantal tips en adviezen:

- Gedragsverandering is het lastigste. Het inkopen van technologie, het inrichten van kantoor is gemakkelijk maar niet voldoende. Het ‘neerzetten’ van technologie betekent niet dat het op de juiste manier gebruikt wordt en een kantoorpand met flexplekken werkt alleen als niet iedereen toch naar kantoor komt. “Zorg voor sponsoren, mensen die achter het idee staan en zich er hard voor maken. Zorg met name dat de top van het bedrijf unaniem instemt en het goede voorbeeld geeft”.
- Richt je niet teveel op de minderheid die niet wil veranderen. Sommige mensen zullen niet mee veranderen. Het is beter de gang erin te houden door enthousiasme.
- Voer het integraal door en over alle afdelingen heen. Het werkt niet als er een kleine club binnen de organisatie op deze manier werkt en de rest niet. 

Meer weten?

info.nl@capgemini.com